Direct naar (in deze pagina): inhoud, zoekveld of menu.

  • Download PDF

BEDRIJFSVOERINGSPARAGRAAF


In deze paragraaf komen alleen de ontwikkelingen op het terrein van de integrale bedrijfsvoering aan de orde die van belang zijn in termen van risico’s en daarmee samenhangende beheersingsmaatregelen. De risico’s zijn geclusterd naar hoofdthema’s: kennismanagement, voorschottenbeheer, resultaatgericht management, management informatiesysteem, integriteit, veiligheid, consulaire diensten en overig.

Kennismanagement

Op grond van de opgedane ervaringen is een actieplan kennismanagement opgesteld. Beoogd wordt systematischer gebruik te maken van computergestuurd onderwijs, bedrijfsvoeringsconferenties en ondersteuning door collega’s als instrumenten voor kennisdeling en -ontwikkeling. Het traditionele cursusaanbod wordt, zoveel als mogelijk is, gereduceerd. Aandacht in het plan gaat ook uit naar het toetsen van opgedane kennis. In 2006 is het kennismanagement vooral gericht op de financiële functie en de activiteitencyclus. Met ingang van 2007 wordt het aantal onderwerpen uitgebreid.

Voorschottenbeheer

Met veel waardering voor de in 2005 genomen maatregelen voor de verbetering van het voorschottenbeheer stelt de Algemene Rekenkamer vast dat het percentage fouten en onzekerheden met betrekking tot de afgewikkelde voorschotten is gedaald van 1,8 naar 1,1%. Hiermee voldoen wij aan onze toezegging aan de Tweede Kamer. Evenals vorig jaar is een uitgebreide analyse gemaakt van de geconstateerde fouten en onzekerheden. Op basis van de analyse concluderen wij dat de getroffen maatregelen passend zijn, maar dat een deel van de effecten van deze maatregelen, zoals de opzet en aanbod van een cursus voorschotbeheer via Internet, vanaf 2006 en later pas zichtbaar zullen worden.

Resultaatgericht management

Ook in 2007 werken wij verder aan de resultaatgerichtheid van de organisatie, daarin mede gesteund door ontwikkelingen in Nederland (zoals de follow-up van de VBTB-evaluatie van 2004) en in andere landen (zoals in OESO/DAC verband).

Planning, monitoring en evaluatie

Planning, monitoring en evaluatie spelen, als onderling sterk samenhangende processen, een sleutelrol in het resultaatgerichte sturingsmodel van het ministerie van Buitenlandse Zaken.


Voor wat betreft de monitoring van resultaten zal in 2007 met het uitbrengen van het tweede rapport «Resultaten in ontwikkeling» een belangrijke stap gezet worden. Voorts wordt verder gewerkt aan het verbeteren en toepassen van diverse instrumenten voor monitoring, met name op het gebied van OS, zoals het track record, de sectorwaarderingen en de activiteitenwaarderingen.


Voor wat betreft evaluaties, zal 2007 met name in het teken staan van (verdere) toepassing in de specifieke context van het ministerie van Buitenlandse Zaken van de rijksbrede Regeling Periodiek Evaluatieonderzoek en Beleidsinformatie 2006 (RPE2006). De BZ Evaluatieprogrammering 2004–2009 is conform de nieuwe richtlijnen vormgegeven en in deze begroting verwerkt. In deze programmering zijn de door IOB geprogrammeerde evaluaties integraal opgenomen. De introductie van het instrument beleidsdoorlichtingen is door het ministerie van Buitenlandse Zaken voortvarend ter hand genomen. In 2007 worden naar verwachting vier beleidsdoorlichtingen afgerond. Nog eens negen beleidsdoorlichtingen zullen in 2007 worden opgestart ter afronding in 2008.

De kwaliteit van met name de decentrale evaluaties zal ook in 2007 een belangrijk aandachtspunt zijn. Diverse maatregelen zijn getroffen, onder meer in de vorm van het beschikbaar stellen van handreikingen gekoppeld aan training om evaluatiekennis te vergroten.

Managementverklaring

Naar aanleiding van de besluitvorming inzake het interdepartementaal beleidsonderzoek Regeldruk en Controletoren, zal de secretaris generaal in maart 2007 voor de eerste maal schriftelijk verantwoording afleggen aan de politieke leiding over de beleidsuitvoering.

De rapportage is gebaseerd op het principe «pas toe of leg uit». Om aan de nieuwe verplichtingen te voldoen worden in 2006 de processen, waar nodig aangepast. De tijdige beschikbaarheid van rechtmatigheidsinformatie is hierbij een bijzonder aandachtspunt.


In het streven naar een meer resultaatgerichte overheid staat ook risicomanagement als sturingsfilosofie centraal. Implementatie hiervan is niet alleen een zaak van procesorganisatie, maar ook van organisatiecultuur en moet dan ook als groeiproces worden gezien.

Managementinformatiesysteem

Het ministerie beschikt over een wereldwijd toegepast geïntegreerd informatiesysteem waarmee de financiële en personele processen worden ondersteund. In 2006 en 2007 krijgt de ondersteuning van met name de personele processen een nieuwe impuls door de invoering van onder meer een toegangsportaal. Naar verwachting zal in 2007 de salarisadministratie worden uitgevoerd door het Facilitair Service Centre (FSC) van het ministerie van Financiën. Daarvoor zal het PPR-informatiesysteem moeten worden aangepast. De verlof- en verzuimadministratie zullen ook door het informatiesysteem worden ondersteund, in 2006 zal het systeem daarop worden voorbereid. Informatiebeveiliging – ook binnen de kaders van de Wet Bescherming Persoonsgegevens – is een belangrijk aandachtspunt.

Integriteit

Integriteit is een onderwerp dat voortdurende aandacht vereist. Evenals in 2005 werkt het ministerie van Buitenlandse Zaken ook in 2006 en 2007 aan versterking van het integriteitsbeleid. In dit kader is de departementale accountantsdienst in 2005 gestart met een integriteitsaudit. Het onderzoek is verdeeld in twee fasen. In de eerste fase is beoordeeld of de opzet en het bestaan van het integriteitsbeleid toereikend zijn. Fase twee richt zich op de wijze waarop posten en directies het integriteitsbeleid hebben geïntegreerd in de bedrijfsvoering en op de perceptie van de medewerkers ten aanzien van het integriteitsbeleid. Deze fase zal in 2006 worden afgerond. Op basis van de onderzoeksbevindingen worden in 2006 en 2007 mogelijk aanvullende maatregelen getroffen.


In 2005 is de Taakgroep Corruptie opgericht. De Taakgroep heeft tot doel het doorlichten van het reeds bestaande beleid en instrumentarium. Zij doet dit jaar een aantal aanbevelingen voor aanscherping van het bestaande instrumentarium. Mede hierdoor wordt bij beoordeling van OS-programma’s nadrukkelijker gekeken naar risico’s van corruptie. Daarnaast worden de richtlijnen van het OESO-verdrag inzake Bestrijding van Omkoping van Buitenlandse Ambtenaren bij Internationale Zakelijke Transacties verder uitgewerkt tot een handleiding voor posten. In de handleiding worden duidelijke handelingsopties gegeven voor het omgaan met vermoedens van corruptie. Tevens wordt de registratieprocedure voor malversaties verbeterd waardoor de Tweede Kamer beter geïnformeerd kan worden over bewezen malversaties en lopende onderzoeken.

Veiligheid

Veiligheid, veiligheidsbewustzijn en de beveiliging van organisatie, medewerkers en werkprocessen zijn noodzakelijke voorwaarden om de hoofddoelstellingen van het ministerie van Buitenlandse Zaken te kunnen realiseren. Om de veiligheid te waarborgen maakt het ministerie van Buitenlandse Zaken gebruik van maatregelen op het gebied van fysieke, organisatorische, ICT en personele beveiliging.

Screening (lokale) medewerkers

In 2004 is gestart met het uitvoeren van veiligheidsonderzoeken naar lokale medewerkers in vertrouwensfuncties. Vorig jaar is een inhaalslag gemaakt. Daarnaast heeft een inventarisatie van vertrouwensfuncties plaatsgevonden. Inschatting naar de mate van vertrouwelijkheid is hierbij ten principale opnieuw bezien. Met de AIVD wordt thans overleg gevoerd over de uitkomsten van de inventarisatie. Afhankelijk van de uitkomsten van het overleg met de AIVD, zal in 2006 en 2007 verder worden gegaan met de screenings. Uiteraard zullen waar nodig passende tijdelijke maatregelen worden getroffen voor een verantwoorde bedrijfsvoering.

Consulaire diensten

Het ministerie van Buitenlandse Zaken is ten aanzien van de consulaire dienstverlening en op het terrein van asiel en migratie vooral een uitvoeringsorganisatie voor het beleid van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en van het ministerie van Justitie. Beleidswijzigingen kunnen leiden tot risico’s in de bedrijfsvoering. In overleg met alle (keten-) partners worden maatregelen getroffen om risico’s te beheersen en de beheerslasten tot een minimum te beperken.


Het in ontwikkeling zijnde nieuwe geautomatiseerde visum informatiesysteem (NVIS) blijft een belangrijk aandachtspunt in de bedrijfsvoering. De totstandkoming van dit systeem is een complex project met wederzijdse afhankelijkheden tussen de ketenpartners en tussen Nederland en de Europese Unie. Gezien de complexiteit van het NVIS en de ontwikkeling rondom biometrie wordt de implementatie voorzien in de loop van 2007.


Het departement en de ambassades zijn sinds 26 augustus 2006 gereed voor de digitale gezichtsopname in het reisdocument. De invoering van vingerafdrukken en mogelijke vermelding van het Burgerservicenummer in het reisdocument en opname van biometische kenmerken in visa zullen mogelijk forse personele, organisatorische consequenties met zich meebrengen. In 2007 zal hier meer zicht op zijn.

Duurzame bedrijfsvoering

Teneinde op termijn een volledige duurzame bedrijfsvoering te realiseren zijn in 2006, zowel voor het departement als voor de ambassades, ambities geformuleerd op het terrein van onder andere communicatie, energie, bouwen, transport, papier en inkoop. Vanaf medio 2006 wordt gewerkt aan het realiseren van de ambities. De nadruk daarbij komt te liggen op realistische oplossingen en activiteiten die een concrete bijdrage kunnen leveren. Veel aandacht gaat uit naar bewustwording en attitudeverandering onder de medewerkers. Voorts zal een aantal praktische maatregelen worden getroffen om bijvoorbeeld het dubbelzijdig kopiëren te stimuleren of om waar mogelijk de hoeveelheid dienstreizen te beperken.

Het ministerie wil de 100% duurzame inkoopdoelstelling in 2010 realiseren. Daartoe is al een plan van aanpak opgesteld. Vanaf 2007 zal door het departement zijn aangegeven welk percentage van de inkopen voldoen aan de duurzaamheidscriteria. In 2006 beschikt het departement over een nieuw cateringcontract waarin is vastgelegd dat 25% van het assortiment bestaat uit biologische of op duurzame wijze geproduceerde producten, met de afspraak dit percentage jaarlijks te verhogen met het doel in 2010 over 100% duurzame catering te beschikken.

Overig

Nederland draagt in het kader van ontwikkelingssamenwerking via meerjarige algemene bijdragen bij aan multilaterale instellingen en fondsen. Deze bijdragen zijn direct na ondertekening meerjarig en onvoorwaardelijk verschuldigd. Er is geen directe koppeling tussen de programma-uitvoering en de storting van de jaarbijdrage. Daarom wordt de omvang van de jaarlijkse storting mede bepaald in het licht van de veranderende beschikbaarheid van middelen gedurende het jaar. Het parlement wordt over mogelijke aanpassingen geïnformeerd en begrotingsmutaties worden ter autorisatie voorgelegd. Zo wordt ieder jaar de 0,8% BNP-doelstelling effectief en doelmatig gerealiseerd.