Direct naar (in deze pagina): inhoud, zoekveld of menu.

  • Download PDF

B.3. DE BEDRIJFSVOERINGSPARAGRAAF

1. Management control systeem

Management control binnen BZK is mede door de rijksbrede ontwikkelingen steeds meer van de manager zelf. Waar de bedrijfsvoering in het verleden zich beperkte tot de financiële administratie en het beheer, behelst management control nu zowel het sturen als beheersen van de hele organisatie.

In het Audit Committee worden de opzet en de werking van het management control systeem (MCS) periodiek besproken met het doel meer samenhang te brengen tussen enerzijds de instrumenten van het MCS en de werkzaamheden van de financiële kolom en anderzijds het management. Het gaat daarbij om het op hoofdlijnen borgen van de kwaliteit van de departementale bedrijfsvoeringprocessen.


Ook in 2007 besteedt BZK aandacht aan de werking en het verder ontwikkelen van het management control systeem (MCS). Een goed werkend MCS is immers noodzakelijk om de efficiënte en effectieve uitvoering van de beleidsprioriteiten die in de begroting zijn neergelegd te volgen en zo nodig bij te sturen.

Kwaliteitstraject financiële kolom

In 2006 is een aantal stappen gezet om de kwaliteit en de werking van de financiële kolom binnen BZK te verbeteren. In 2007 wordt het verbetertraject voortgezet. Het gaat ondermeer om een kwalitatieve en kwantitatieve uitbreiding van de directie Financieel – Economische Zaken (FEZ), versterking van de regiefunctie van FEZ en bevordering van de samenwerking tussen verschillende actoren in de financiële kolom, in het bijzonder tussen FEZ als concerncontroller en de controllers van de directoraten-generaal. Een sterkere regiefunctie van FEZ leidt ertoe dat de informatie over de bedrijfsvoering en het gevoerde beleid beter kan worden getoetst.

Werkafspraken

De werkafspraken sluiten aan bij de beleidsprioriteiten in de begroting. De werkafspraken zijn onderwerp van een periodieke dialoog tussen (top)ambtenaren over wat men van elkaar mag verwachten en hoe het staat met de realisatie van de beleidsprioriteiten. Het maken en onderhouden van werkafspraken is daarmee essentieel voor een resultaatgericht optreden van het departement. Uit evaluatie van de werkafspraken blijkt dat het risicomanagement een steeds prominentere rol begint te spelen aan het begin van de managementcyclus. Het beschikken over juiste risico-informatie en sturingsinformatie is immers cruciaal voor de interne sturing en beheersing en de (externe) verantwoording. In 2007 zal BZK de risico’s en beheersingsmaatregelen een prominentere rol geven binnen de werkafspraken. Dit sluit ook goed aan bij de introductie van het management statement waarin de manager dient aan te geven in hoeverre hij of zij «in control» is.

Invoering management statement

Onderdeel van de rijksbrede implementatie van het interdepartementale beleidsonderzoek (IBO) Regeldruk en Controletoren is de rijksbrede invoering van het zogenoemde management statement. In het management statement doet de manager een uitspraak over de mate van interne beheersing c.q. het «in control» zijn van zijn dienstonderdeel. Anders gezegd, met het management statement legt de ambtelijke departementsleiding verantwoording af over de gemaakte keuzes in relatie tot de prestaties, de risico’s, de doelmatigheid en rechtmatigheid van de uitgaven. Begin 2007 wordt binnen elk departement voor het eerst een intern management statement afgegeven over het verslagjaar 2006.

Beheerrapportage

De beheerrapportage biedt de manager ieder kwartaal een overzicht van de feitelijke stand van zaken op de beheergebieden (PIOFACH). De beheerrapportage is daarmee een belangrijke informatiebron voor de manager. In 2007 zal worden gekeken op welke wijze de beheerrapportage verder kan worden uitgebouwd tot controlinstrument, door bijvoorbeeld kritische vragen te stellen over de feitelijke informatie.


Bovenstaande activiteiten komen eveneens tegemoet aan de – in het rechtmatigheidonderzoek bij het jaarverslag 2005 – door de algemene rekenkamer geconstateerde onvolkomenheid ten aanzien van de werking van het MCS. Dit betrof de positie van FEZ als concerncontroller, de samenwerking en taakverdeling tussen de actoren in de financiële kolom, en de verdere ontwikkeling van de instrumenten van het MCS zodat zij de control van het departement als geheel afdekken.

2. Toezicht

In het kader van het kwaliteitstraject binnen de financiële kolom (zie hiervoor) is in 2006 een centrale eenheid Toezicht opgericht. Deze eenheid is ondergebracht bij de directie FEZ en versterkt haar kaderstellende en toetsende rol op dit terrein. In 2007 zal deze nieuwe eenheid volwaardig haar taak uitvoeren. De eenheid stelt de kaders voor de wijze waarop de aansturing van de agentschappen van BZK plaatsvindt en de kaders op het gebied van toezicht op ZBO’s, RWT’s en stichtingen. Daarnaast toetst deze eenheid of de aansturing van agentschappen en het toezicht op ZBO’s, RWT’s en stichtingen in opzet voldoet aan de gestelde rijksbrede en BZK-kaders. Op termijn zal de toezichteenheid gaan fungeren als adviesorgaan en kenniscentrum binnen BZK op het gebied van (oprichting van) agentschappen en het toezicht op zelfstandige organisaties.

3. Projectbeheersing

Binnen BZK worden steeds meer programma’s of projecten uitgevoerd, zowel op het gebied van beleid als op het gebied van de bedrijfsvoering. In 2007 wordt extra aandacht besteed aan de voorwaarden voor een goede sturing en beheersing van programma’s en projecten. Bijvoorbeeld waar het gaat om de invulling van het opdrachtgeverschap, het zo concreet mogelijk maken van de doelen, en een goede risicoanalyse vooraf.