Direct naar (in deze pagina): inhoud, zoekveld of menu.

  • Download PDF

5. DE BEDRIJFSVOERINGSPARAGRAAF

1. Inleiding

De bedrijfsvoering van OCW is de afgelopen jaren duidelijk verbeterd. Dit uit zich onder andere in de resultaten van het rechtmatigheidsonderzoek van de Algemene Rekenkamer over 2005, waarin geen nieuwe onvolkomenheden zijn geconstateerd. Ook zijn twee van de vier door de Algemene Rekenkamer in het rechtmatigheidsonderzoek over 2004 geconstateerde onvolkomenheden opgelost: het contractbeheer en het personeelskostenbeheer bij het bestuursdepartement.

Voor wat betreft de twee resterende onvolkomenheden van 2004 worden de volgende stappen gezet:

• Ten aanzien van de interne controle bij CFI zal OCW erop toezien dat CFI in 2006 nog zorgt voor de verdere verbetering van de interne controle waardoor fouten tijdig gesignaleerd en gecorrigeerd kunnen worden. Eind 2006 moeten alle productiedossiers voldoen aan de recent gereed gekomen richtlijn.

• Ten aanzien van het beheer kunstvoorwerpen van het Rijk heeft OCW in 2005 veel gedaan om vermiste kunstvoorwerpen te traceren en een nieuw beheersysteem in te voeren. Voor de zomer 2006 heeft besluitvorming plaatsgevonden over de conceptregeling Materieelbeheer museale voorwerpen, gevolgd door implementatie in de tweede helft van 2006. Om vermissingen in de toekomst te voorkomen heeft OCW het beheersysteem verbeterd. Zo is het selectiebeleid voor bruikleennemers verscherpt en wordt de omvang van de collectie verkleind met 20 000 objecten in de komende 4 jaar.

In deze bedrijfsvoeringsparagraaf wordt aangegeven hoe OCW zich meer gaat richten op de governance in den brede en zijn processen op deze besturingsfilosofie gaat afstemmen.

2. Externe sturing

Zicht op prestaties

OCW spant zich in om de kwaliteit van de informatie over de (relatie tussen) doelstellingen, gewenste resultaten en maatschappelijke effecten op het terrein van onderwijs, cultuur en wetenschap verder te verbeteren. Voortbouwend op deze brief aan de Tweede Kamer met indicatoren per operationele doelstelling in aanvulling op de begroting 2006 vindt u ook in deze begroting prestatie- en effectindicatoren terug.

In de publicatie «Bestel in Beeld» wordt, met de belangrijkste prestatie- en effectindicatoren, de vinger aan de pols van de kwaliteit van de OCW-stelsels gehouden. Deze publicatie is onderdeel van de reeks «Kerncijfers OCW» en is verschenen gelijktijdig met het departementaal jaarverslag.

Voor 2007 ontwikkelt OCW een Kernmonitor die via internet aan een breed publiek inzicht geeft in de werking van de stelsels. Tevens staat, in het licht van de nieuwe besturingsfilosofie voor het onderwijs, de verdere ontwikkeling van indicatoren voor de stelselverantwoordelijkheid van de minister en het verticale toezicht op de instellingen op het programma. In overleg met de stakeholders zal de ontwikkeling van benchmarks, als onderdeel van de horizontale verantwoording door instellingen, worden gestimuleerd.

Ontwikkelingen in het toezicht

In oktober 2005 heeft het kabinet de nota Kaderstellende Visie op Toezicht II uitgebracht. Als vervolg hierop is afgesproken dat elk departement aangeeft hoe het toezicht (meer) selectief, slagvaardig en samenwerkend kan worden ingericht. Diverse politieke ontwikkelingen zijn op dit vlak gaande, onder andere de motie Aptroot die vraagt om een bundeling van Inspecties en het rapport Alders met aanbevelingen over heroriëntatie van gemeentelijk, provinciaal en rijkstoezicht. Binnen OCW is hierop een departementale visie ontwikkeld voor de komende (vijf) jaren over het houden van toezicht door de toezichthouders van OCW. In de Visie komen onderwerpen aan de orde als de gevolgen van governance voor de inrichting van het toezicht, hoe het interventiebeleid (sanctiebeleid) verder kan worden ingevuld en de samenwerking tussen de verschillende toezichthouders binnen OCW.

Integraal uitvoeren van toezicht en handhaving

Het project Geïntegreerd Toezicht bestaat uit drie fasen.


De eerste fase (de samenwerking tussen de toezichthouders Inspectie van het Onderwijs, CFI en Auditdienst op basis van de principes van single information en single audit) wordt in het schooljaar 2006–2007 afgerond. Dit houdt in dat de risicoprofielen en het gezamenlijk toezicht in pilots met scholen en schoolbesturen worden getest. Daarna wordt het proces van geïntegreerd toezicht de reguliere manier van toezicht houden. In de bve-sector gaat het geïntegreerd toezicht in augustus 2006 van start, in het voortgezet onderwijs vanaf januari 2007 en in het primair onderwijs vanaf augustus 2007.


In fase twee wordt het toezicht vanuit IvhO, CFI en AD gebundeld in één organisatie. Daarbij zal ook worden verkend of in het ho het mogelijk is om het toezicht vanuit de NVAO in deze samenwerking te betrekken.

De toezichthouders werken steeds meer samen, de werkprocessen zijn steeds meer onderling verweven. Single information en single audit worden dan dus uitgevoerd vanuit een single organisation. Het onderwijsveld zal dan dus te maken krijgen met één toezichthouder, en niet meer met drie:

• Eén frontoffice onderwijstoezicht

• Eén backoffice ondersteuning onderwijstoezicht en bedrijfsvoering. Het gaat dan met name om analyse-activiteiten, de ontwikkeling van risicoprofielen, de ontwikkeling van nieuwe toezichtvormen en -instrumenten en de inrichting van een gemeenschappelijke bedrijfsvoering.


Fase drie betreft een uitbreiding van (sanctie)bevoegdheden van de toezichthouder. De Onderwijsraad heeft in haar advies over Doortastend Onderwijstoezicht aanbevolen «de handhavende, interveniërende functie van de Inspectie van het Onderwijs nader te profileren». In de OCW-brief aan de TK over «Visie op Toezicht» is een «interventieladder» uitgewerkt. Daarin staan de verschillende mogelijke interventies (sancties) voor scholen die de regels overtreden, oplopend naar zwaarte van de sanctie. Bestraffing staat daarbij niet voorop: in het bijzonder wordt ingezet op maatregelen die bevorderend werken op de naleving ervan. Ook positieve sancties behoren daarbij tot de mogelijkheden. Ook staat er in dat stuk de bestuurlijke rolverdeling bij wie die interventiemogelijkheden liggen: bij de minister resp. bij de toezichthouder. De toezichtorganisatie zal aan deze uitbreiding van de handhavende rol van het toezicht worden aangepast.

Toezichtsportaal

In het kader van een sluitend toezicht op het onderwijs en de handhaving ervan heeft CFI het toezichtportaal voor het voortgezet onderwijs gebouwd in samenwerking met de Inspectie van het Onderwijs, de Auditdienst van OCW. Voorop hierbij staat informatie over de kwaliteitsbeoordelingen van de school bij eerdere inspecties en informatie van CFI op basis van de jaarverslaggeving, alsmede meer algemene gegevens over leerlingaantallen en personeelsformatie. Het portaal is nu beschikbaar voor het voortgezet onderwijs en wordt uitgebreid naar de overige sectoren en voorzien van meer informatie die het proces van geïntegreerd toezicht moet ondersteunen.

Ontwikkelen en implementeren informatiebeleid; van verticaal naar horizontaal

Waar de afgelopen jaren in het teken stonden van het stroomlijnen van informatie tussen bestuursdepartement en informatieleveranciers (Cfi, IB-GROEP, CBS etc...), gaat OCW nu een stap verder met het informatiebeleid: het beter benutten en ontsluiten van informatie voor de samenleving. OCW geeft daarmee verder invulling aan de «andere overheid»; een slagvaardig en krachtig informatiebeleid dat de samenleving centraal stelt en aansluit bij de governancedoelstellingen van OCW. Met de besturingsfilosofie «governance» is er een impuls gegeven aan het informatiebeleid. Uitgangspunt hierbij is gebruiker centraal, waarbij voor de informatievormgeving geldt: «De informatie(vormgeving) draagt bij aan de vermindering van administratieve lasten, versterkt de horizontale verantwoording, ondersteunt proportioneel verticaal toezicht, legt de verantwoordelijkheid bij de scholen zelf, is transparant, efficiënt, gebruiksvriendelijk, en is waar nodig en mogelijk geharmoniseerd.»


OCW hanteert in 2007 de volgende principes in het informatiebeleid: eenmalige gegevens bevraging, hergebruik van informatie, maar ook het vinden van overheidsinformatie, ongeacht de wijze waarop de overheid wordt benaderd. In 2007 zal concreet gekeken wordt naar projecten die gericht zijn op bovensectorale trajecten (bijvoorbeeld een leven lang leren, doorlopende leerlijnen en de operatie Jong), benchmarks, informatie ten behoeve van publieke verantwoording, de betrouwbaarheid van informatie en de toegankelijkheid en onafhankelijkheid van informatie. Veel informatie is op dit moment nog niet openbaar. Met het project publieksinformatie wordt daar invulling aan gegeven.


Daarnaast zal in 2007 verder worden gewerkt aan de invoering van het onderwijsnummer in het po en HO. Het onderwijsnummer legt de basis voor eenmalige gegevenslevering door de onderwijsinstellingen. Voorts draagt het onderwijsnummer bij aan betere beleidsinformatie. Het burgerservicenummer vervangt het sofi-nummer op dezelfde manier als nu bij het onderwijsnummer het geval is.

Instellingsportalen

CFI richt onder meer de instellingsportalen in om onderwijsinstellingen inzicht te geven in bekostigings-, wetgevings- en benchmark informatie op maat voor de desbetreffende instelling (hiervoor zijn onder de titel servicegericht uitvoeren enveloppe middelen beschikbaar gesteld).

Het doel van een portaal is onderwijsinstellingen tijdig te informeren zodat de administratieve lasten voor de scholen minder worden. Voor het voortgezet onderwijs en het beroepsonderwijs en volwasseneneducatie zijn deze portalen gerealiseerd. In 2006 volgt het portaal voor het primair onderwijs. Dat valt samen met de invoering van de lumpsum in deze sector. Met de simulatietool kan een instelling via het portaal mijnCFI.nl een vergelijking maken tussen de lumpsumvergoeding in het primair onderwijs (lspo) en de declaratiebekostiging. Het is mogelijk – indicatief – de totale lumpsumfinanciering per school voor meerdere jaren berekenen. Het portaal MijnCFI.nl wordt het elektronisch loket voor alle administratieve handelingen die tussen CFI en de scholen interactief plaatsvinden: van het verzamelen van gegevens die CFI verkrijgt bij het bekostigen en de verantwoording. De website ontsluit actuele en correcte bekostigings-, management- en benchmarkinformatie.

Beleidsportalen

Voor de onderwijsdirecties richt CFI daarnaast beleidsportalen in met informatie over financiën, deelnemers en instellingen en andere beleidsrelevante informatie, deels afkomstig van derden. De beleidsportalen (en alle andere portalen) betrekken de beleidsinformatie uit één datawarehouse (bij CFI). Daarmee is de eenduidigheid van cijfers gediend en wordt voorkomen dat hetzelfde werk op verschillende plaatsen wordt uitgevoerd. Alle beleidsportalen worden nog in 2006 opgeleverd.

3. Interne sturing

OCW Verandert!

Kernpunten uit het veranderprogramma OCW Verandert! (2006–2007) zijn: een organisatie die enerzijds flexibel inspeelt op wisselende maatschappelijke vragen en prioriteiten en die anderzijds de stelselverantwoordelijkheid conform de uitgangspunten van de governancefilosofie op een efficiënte wijze invult. In 2007 beslaan de stappen het verder uitwerken van het project Governance en Harmonisatie Onderwijswetgeving enerzijds en het project Kanteling en Bundeling anderzijds.


In 2007 zal het ministerie, mede op basis van de wetgevingsnotitie die in oktober 2006 aan de Kamer wordt aangeboden, de interactie met de verschillende belanghebbenden in het onderwijs voortzetten. Het resultaat zal worden verwerkt in het dossier voor de nieuwe minister, met daarin de voor governance en wetgeving belangrijkste politieke keuzen.


Verder vindt in 2007 de verdere uitwerking en implementatie plaats van de eind 2006 vast te stellen ontwerpen op het gebied van:

• Het bundelen van de bedrijfsvoering binnen OCW;

• Het flexibiliseren van beleids- en ondersteunende capaciteit binnen OCW;

• Het kantelen van OCW: van aanbod- naar vraaggestuurde beleidsontwikkeling.


De uitwerking en implementatie zal extra kosten met zich meebrengen. Te denken valt dan aan onderzoekskosten, scholingskosten en eventueel kosten ten behoeve van sociaal flankerend beleid.

Kwaliteitsmanagement

OCW gaat ook in 2007 verder met werken met behulp van het INK-managementmodel. Dit model bevordert, zo is gebleken, de resultaatgerichtheid en de oriëntatie op voortdurend verbeteren van het eigen functioneren. Het departement is bezig met de tweede ronde van zelfevaluaties van alle eenheden met het medewerkertevredenheidsonderzoek en met een extern waarderings- en behoeftenonderzoek in 2007 bij de directe beleidspartners. De bedrijfsvoering krijgt ook verbeterimpulsen door interne klantonderzoeken en door de ontwikkeling van de benchmark bedrijfsvoering Rijksdienst.

Bekeken wordt verder voor de primaire processen (invulling en onderhoud van de beleidsprocessen) hoe de mening van de «eindgebruikers» van voorzieningen waar OCW mee van doen heeft beter in kaart kan komen. Ook ontleent OCW gaandeweg criteria aan het INK-managementmodel voor het inrichten van de werkprocessen en de interactiviteit van beleid. Zo is bijvoorbeeld de nieuwe besturingsfilosofie tot stand gekomen met veel externe inbreng.

IBO Controletoren en Regeldruk

Het IBO Regeldruk en Controletoren wordt onder andere geïmplementeerd door de invoering van de rechtmatigheidverklaring nieuwe stijl met ingang van het verslagjaar 2006. Dit betekent dat de manager de rechtmatigheidsverklaring afgeeft, waarna de AD dit controleert en daarna een getrouw beeld verklaring afgeeft. Er is gekozen voor vier pilots in 2006 bij eenheden met uiteenlopende settings wat betreft (financiële) uitvoering van beleid: bij twee eenheden wordt het beleid uitgevoerd door een ZBO en een Agentschap, de andere twee verzorgen zelf de uitvoering. Het doel is dat OCW over de begrotingsuitvoering een «IBO-proof» rechtmatigheidverklaring kan afgeven, zoveel mogelijk al in het jaarverslag 2006 en integraal in het jaarverslag 2007.

De centrale onderzoeksvragen in de pilots zijn:

• wat is de informatiebehoefte van een eenheid om over de begrotingsuitvoering 2006 een «IBO-proof» rechtmatigheidverklaring te kunnen afgeven?;

• welke wijzigingen ontstaan er in de verhouding tussen FEZ en AD enerzijds en de directies anderzijds?.

Taakstelling OCW

Zoals uit onderstaande tabel blijkt heeft OCW de afgesproken personeelsreductie per 31 december 2006 (taakstelling Balkenende I en II) gehaald. De toegestane formatie van het departement is 2795 fte. In de afgelopen periode is geconstateerd dat de termijn tussen het ontstaan van een vacature en de vervulling hiervan, zodanig ruim is dat de feitelijke bezetting per april 2006 2725 fte bedraagt. Dit heeft ongewenste effecten, ondermeer ten aanzien van de werkdruk. OCW streeft er naar vacatures sneller te vervullen en de feitelijke bezetting (vrijwel) gelijk te krijgen met de toegestane formatie.

Overzicht fte’sFormatie per juli 2002Feitelijke bezetting april 2006 *Toegestane formatie per 31 december 2006
Bestuursdepartement1 4811 2291190
Inspecties510465486
Cultuurdiensten453418398
Adviesraden686064
Agentschappen803553657
Totaal3 3152 7252795

Toelichting

* Exclusief Herplaatsingkandidaten (26)