| Rijksbegroting | Overzicht | Voorbereiding | Uitvoering | Verantwoording | |
|---|---|---|---|---|---|
| 2010 |
| ||||
3 DE BEDRIJFSVOERINGSPARAGRAAF
In de bedrijfsvoeringsparagraaf worden de specifieke verbeteringen in de kwaliteit van de bedrijfsvoering van het concern toegelicht.
Bedrijfsvoering
Een gestroomlijnde bedrijfsvoering is essentieel voor het goed functioneren van het departement en zijn medewerkers. Steeds meer grijpen de verschillende disciplines daarbij op elkaar in. Dit is voor LNV de reden om in navolging van het rijksbeleid de verschillende stafdisciplines te bundelen en intensiever te laten samenwerken.
De stafkolom streeft naar synergie en samenhang in de nu nog onderscheiden werkzaamheden. Dit moet resulteren in een verbetering van efficiency, kwaliteit en kostenbesparing en aansluiting bij maatschappelijke en interdepartementale ontwikkelingen. Met name ziet de stafkolom mogelijkheden om winst in termen van efficiency en kwaliteit te behalen uit het verder professionaliseren van de bedrijfsvoering.
In 2010 willen de stafdirectie Organisatie en Bedrijfsvoering en de uitvoerende Dienst Bedrijfsvoering van start gegaan. Bij de inrichting van deze structuur is gekozen voor spiegeling aan de inrichtingswijze bij het rijksbrede DG Organisatie en Bedrijfsvoering (OBR). Dit betekent een herkenbare P&O, Informatie en Facilitaire kolom. Hiermee heeft LNV nadrukkelijk gekozen voor een koppeling aan de rijksbrede wijze van organisatie-inrichting. Bij de stafdirectie Organisatie en Bedrijfsvoering ligt de focus op het mede vormgeven en doorvertalen van interdepartementale beleidsvisies en het aanvullend ontwikkelen van integrale beleidsvisies in de ondersteunende processen. Hierbij wordt nadrukkelijk de verbinding met het primaire proces van LNV gezocht. In 2011 zal de bedrijfsvoering bij LNV door de nieuwe aanpak een geheel nieuw gezicht hebben.
Ten aanzien van de huisvesting heeft LNV in zijn visie opgenomen dat huisvesting ondersteunend moet zijn aan de werkprocessen. Deze werkprocessen zullen meer tijd- en plaatsonafhankelijk worden. De LNV ambtenaar zal dan ook op satelietkantoren of op een hoofdkantoor, bij stakeholders, thuis of elders onderweg werken. De huisvesting van LNV moet zodoende flexibel, maar tevens duurzaam en effectief zijn. Door flexibel om te gaan met de beschikbare ruimte op het kerndepartement is het mogelijk om LNV en EZ samen te huisvesten in het hoofdgebouw aan de Bezuidenhoutseweg in Den Haag per ultimo 2012.
Met de fusie van nieuwe VWA is gekozen voor de hoofdvestiging in Utrecht. Dit betekent dat naast de concentratie van LNV diensten in Den Haag, Utrecht de tweede stad is waarbij sprake is van een grote concentratie van LNV diensten.
De invulling van de krimptaakstelling, het tijd- en plaatsonafhankelijk werken en de concentratie van de huisvesting, zijn redenen waarom LNV actief stuurt op het afstoten van diverse panden.
Bedrijfsvoeringsystemen
LNV heeft in 2007 besloten om de bedrijfsvoering te professionaliseren voor de domeinen inkoop, de financiële en begrotingsfunctie. LNV vervangt in dit traject de bestaande afzonderlijke begrotings- en financiële systemen door één integraal bedrijfsvoeringsysteem (te beginnen met inkoop en financiën). Daarbij wordt departementsbreed een verregaande standaardisatie van betreffende processen nagestreefd. Gezien de nauwe verwevenheid is het programma erop gericht om de inkoop- en financiële processen niet alleen te professionaliseren maar ook te integreren. Voor deze ICT-ontwikkeling zet LNV een ERP-systeem (Oracle) in.
Proces- en ketenintegratie stellen LNV in staat om de bedrijfsvoering op moderne leest te schoeien en op digitale wijze met andere overheidsinstellingen en het bedrijfsleven te communiceren.
Dit leidt tot een kwaliteitsverbetering op het gebied van de financiële bedrijfsvoering. De belangrijkste resultaten hierbij zijn een efficiëntere bedrijfsvoering, verbetering van de financiële (bij)sturingsinformatie, stringentere budgetbewaking en het terugdringen van (zowel de interne als de externe) administratieve lasten. Bij de ontwikkeling wordt aansluiting gezocht bij interdepartementale ontwikkelingen, zoals op het gebied van inkoop de e-facturatie.
Het ontwikkeltraject wordt beheersbaar gehouden door een gefaseerde invoer. Vanaf begin 2009 functioneert E-procurement (inkoop) and Finance (E&F systeem) binnen het kerndepartement. Hierbij zijn aanloopproblemen ontstaan. Naast het feit dat de organisatie moest wennen aan een nieuwe manier van werken hebben technische mankementen geresulteerd in (tijdelijke) procesmatige aanpassingen.
Informatiemanagement
Bij de ontwikkeling van de informatie concernarchitectuur worden de belangen van het concern en van de diensten en directies transparant gewogen en wordt besluitvorming gefaciliteerd. Dit is een belangrijke stap in de ondersteuning van de sturing van de onderscheiden informatie voorzieningsprocessen. De CIO voert regie op grote en gevoelige ICT-gerelateerde projecten. Hiertoe worden Gateway-reviews en andere instrumenten ingezet. Eén van deze projecten is de gestarte brede invoering van geïntegreerde informatievoorziening bij de financiële en inkoopprocessen binnen LNV, hiervoor vermeld onder Bedrijfsvoeringssystemen.
Organisatie
Sinds 2007 geeft het ministerie invulling aan de geformuleerde veranderdoelen in het visie document «Zichtbaar laten, zichtbaar doen» (Efficiëntie operatie Rijksdienst – LNV). Doel daarvan is niet alleen de krimptaakstelling te realiseren, maar ook slimmer en anders te werken. Dit gebeurt in beleid en uitvoering: programmatisch, flexibel en toegepast op probleemstelling. Voor zover veranderdoelen door de huidige structuur worden belemmerd en/of de afgesproken krimp niet kan worden gerealiseerd wordt de organisatiestructuur aangepast. Dit leidt in organisatorische zin tot versterking van de verbinding tussen de verschillende onderdelen. Het verregaand samenwerken en fysiek bij elkaar zetten van alle beleidsdirecties in de beleidskern is een belangrijke stap hierin.
Daar waar de jaren 2008 en 2009 vooral in het teken stonden van het uitwerken van de toekomstige «opzet», zullen de jaren 2010 en 2011 vooral in het teken staan van «de werking» en de inbedding van de ingezette veranderingen. Vanuit de stafdirecties zal het proces van organisatie ontwikkeling worden gefaciliteerd en geborgd.
In personele zin betekent dit het duurzaam toerusten van medewerkers door middel van een gemeenschappelijk personeelsbeleid voor het komende decennium. Dit betekent een expliciete koppeling van het personeelsbeleid aan wat LNV in het komend decennium wil zijn. LNV is een organisatie die rekening houdt met de verwachtingen van de samenleving en veranderingen op de arbeidsmarkt. Dit betekent aandacht voor diversiteit in de breedste zin van het woord, een leerbeleid dat dit ondersteunt, harmonisatie van de arbeidsvoorwaarden, mobiliteit en flexibiliteit.
LNV investeert samen met andere departementen in de verbetering van de Rijksdienst en levert daarbij haar bijdrage aan de ontwikkeling van interdepartementale voorzieningen. Waar mogelijk maakt LNV gebruik van beproefde oplossingen die elders zijn ontwikkeld.
Vereenvoudiging interne procedures en vermindering interne lasten
LNV werkt aan een vereenvoudiging van de interne werkwijzen en procedures. In 2010 moet de interne stukkenstroom volledig gedigitaliseerd zijn. Uitgangspunt bij de optimalisatie is werken op basis van vertrouwen en vroegtijdige betrokkenheid van de stafkolom ter ondersteuning van de beleidskern. LNV werkt aan verbetering van de integraliteit van haar jaarplanning. Voor zowel de samengevoegde beleidskern als de samengevoegde stafkolom zullen gemeenschappelijke jaarplannen worden opgesteld. Dit borgt samenhang, consistentie en flexibiliteit bij de inzet van medewerkers en middelen en vermindert de lastendruk voor het opstellen van afzonderlijke jaarplannen. Bovendien sluit op deze manier de bedrijfsvoering beter aan op het primaire proces en de interdepartementale ontwikkelingen. Het opdrachtgeverschap en de offertesystematiek in de relatie met uitvoerende diensten wordt verbonden aan het gemeenschappelijk jaarplan beleidskern 2010. De sturings- en verantwoordingssystematiek van het Management Control Systeem (MCS) is ook in de nieuwe situatie conform de beginselen van integraliteit en geborgd vertrouwen (comply or explain) ingericht.
Duurzaam inkopen
Het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit draagt bij aan de realisatie van de Kabinetsbrede Aanpak Duurzame Ontwikkeling (KADO) door de criteria uit het beleid Duurzame Inkopen, zoals beschreven in de begroting van het ministerie van VROM, te implementeren.
In het kabinet is afgesproken dat in 2010 voor 100% duurzaam zal worden ingekocht. Dat wil zeggen dat de kerndepartementen en de departementale diensten in 2010 bij hun inkoop in beginsel de vastgestelde duurzaamheideisen toepassen. Indien er in uitzonderlijke situaties bij een specifieke inkoop goede redenen zijn om de duurzaamheideisen niet toe te passen, zal dat worden verantwoord. Ook ingevolge de motie Koopmans/De Krom zullen de vastgestelde duurzaamheidwensen zwaarwegend worden meegenomen bij de inkoop.
In 2009 worden binnen het ministerie van LNV de nodige maatregelen genomen om de doelstelling van 100% duurzaam inkopen te kunnen realiseren.
