Direct naar (in deze pagina): inhoud, zoekveld of menu.

  • Download PDF

5. BEDRIJFSVOERINGSPARAGRAAF

Artikel 1. Eerste Kamer

1. Rechtmatigheid

Vanuit de bij BZK bekende informatie zijn er geen fouten en onzekerheden op de artikelen van hoofdstuk IIA Staten Generaal die gerapporteerd moeten worden.

In 2016 is uitsluitend betaald na levering van een product of dienst. Voor alle leveringen die groter zijn dan € 5.000,00 excl. BTW worden er meerdere offertes aangevraagd en wordt in ieder geval een opdrachtbrief gemaakt, waarin bij derden (niet zijnde onderdelen van de Staat der Nederlanden) wordt verwezen naar de ARVODI 2014 en in de laatste maand van jaar 2016 naar de ARVODI 2016 (zie www.rijksoverheid.nl). Bovendien wordt bij bedragen groter dan € 5.000,00 excl. BTW de verplichting aangemaakt. Alle facturen worden eerst gecontroleerd en getekend door de financieel medewerker, daarna door het Hoofd van betreffende afdeling. Facturen met een bedrag groter dan € 1.500,00 incl. BTW worden ook nog door de Griffier getekend, voordat deze facturen betaald kunnen worden.

Catering en Internet – diensten zijn aanbesteed, resp. nationaal meervoudig onderhands (2B dienst) en niet-openbaar Europees.

Meubilair Noenzaal is in 2016 aanbesteed.

De salarisadministratie via Centric heeft een ISAE-3402 verklaring.

Prestatie-indicator: rechtmatig financieel beheer.

2. Totstandkoming beleidsinformatie

Doorontwikkeling van de ondersteuning aan leden en commissies.

Het betreft hier de doorontwikkeling van de kerntaak van de ambtelijke organisatie: het leveren van een effectieve en optimale ondersteuning aan haar leden en commissies op velerlei gebied: inhoudelijk, organisatorisch en publicitair.

Prestatie-indicator: tevredenheid van de leden over het geheel van de dienstverlening.

Streefniveau 2016: kwalificatie «goed».

3. Financieel en materieelbeheer

Er wordt gewerkt met het financieel systeem «Oracle». Alle documenten, van zowel P&O, Salaris als Financiën en Inkoop worden beoordeeld vanuit minstens het vier-ogenprincipe. Dit om fraude en omissies te voorkomen.

Prestatie-indicator: ordentelijk financieel en materieel beheer.

Streefniveau 2016: een positief oordeel van de Auditdienst Rijk.

4. Overige aspecten van bedrijfsvoering

Het faciliteren van Kamerleden

In het bijzonder zal aandacht worden besteed aan de verbetering van huisvesting, ICT- ondersteuning en digitalisering van de stukkenstroom.

Prestatie-indicator: flexibele werkplekken in de Mauritstoren.

Administratie

Er is een beschrijving van de AO op financieel administratief terrein, waaronder valt de financiële-, de salaris- en de personeelsadministratie. In 2016 is dit verder uitgebouwd in Visio.

Doorontwikkelen van de Managementrapportage in samenhang met het financiële systeem «Oracle».

De contracten worden beheerd door de financiële administratie en bijgehouden in een apart Excel bestand.

De Werkkostenregeling (WKR) is ingevoerd per 1 januari 2013.

Overig

Het betaalgedrag is zodanig, dat in 2016 minstens 95% van de facturen binnen 30 dagen is betaald.

Er is een inventarisatie aanwezig van alle in het gebouw zijnde Kunst, Schilderijen, etc. de Keuken inventaris, TV’s, ICT Hardware met procesverbalen, Meubiliair en Apparatuur voor live uitzenden.

De abonnementen van Leden en ambtenaren worden bijgehouden door de afdeling Inhoudelijke Ondersteuning, specifiek het CIP. Dit zal blijvend worden geactualiseerd.

Streefniveau punt 4 2016: kwalificatie «goed».

Paragraaf 2 – Rijksbrede bedrijfsonderwerpen

  • 1. 

    MenO beleid en MenO-risico’s

    Er zijn geen bijzonderheden te melden.

  • 2. 

    Grote lopende ICT-projecten

    Er zijn geen bijzonderheden te melden.

  • 3. 

    Gebruik open standaarden en open source software

    Er zijn geen bijzonderheden te melden.

  • 4. 

    Betaalgedrag

    Het betaalgedrag is binnen de normen.

  • 5. 

    Audit Comittees

    Er zijn geen bijzonderheden te melden.

Paragraaf 3 – Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering

Er zijn geen bijzonderheden te melden.

Artikel 2, 3 en 4. Tweede Kamer

Paragraaf 1 – Uitzonderingsrapportage

1. Rechtmatigheid

In 2016 zijn de tolerantiegrenzen voor de rechtmatigheid niet overschreden. Het rapport van de Auditdienst Rijk geeft geen aanleiding tot opmerkingen.

2. Totstandkoming beleidsinformatie

Er hebben zich geen bijzonderheden voorgedaan. De Tweede Kamer heeft voor de totstandkoming van de niet-financiële informatie de procedure gevolgd.

3. Financieel en materieelbeheer

De Auditdienst Rijk constateert dat de bevindingen uit 2015 rond de fractiekosten zijn opgelost.

Het financieel en materieelbeheer in 2016 geven aanleiding tot opmerkingen van de ADR. Bij de Tweede Kamer zijn verbeteringen noodzakelijk in de bijsturing van de informatiebeveiliging en het beheer van het financiële informatiesysteem Oracle en de onderliggende database.

De Tweede Kamer heeft inmiddels belangrijke stappen gezet richting de verbetering van de informatiebeveiliging en beheer van het financiële informatiesysteem. In 2016 is een Informatiebeveiligingsplan opgesteld, waarin risico's en te nemen maatregelen zijn uitgewerkt. Daarnaast is In overleg met de andere Hoge Colleges van Staat een model ontwikkeld voor een beheerrapportage. De volgende stap daarin is het periodiek opstellen en bespreken van de deze beheerrapportages. De door de ADR geadviseerde intensivering en versnelling zal ter hand worden genomen.

4. Overige aspecten van bedrijfsvoering.

De aanbevelingen van de Auditdienst Rijk uit 2015 zijn ingevoerd. Een punt van aandacht voor 2017 is nog het implementeren van de maatregelen genoemd in het informatiebeveiligingsplan financieel informatiesysteem en de maatregelen ter versterking van het databasebeheer van het Oracle platform waarop dit informatiesysteem draait.

Paragraaf 2 – Rijksbrede bedrijfsonderwerpen

  • 1. 

    MenO beleid en MenO-risico’s

    Er zijn geen bijzonderheden te melden.

  • 2. 

    Grote lopende ICT-projecten

    Er zijn geen bijzonderheden te melden.

  • 3. 

    Gebruik open standaarden en open source software

    Er zijn geen bijzonderheden te melden.

  • 4. 

    Betaalgedrag

    Het betaalgedrag is binnen de normen.

  • 5. 

    Audit Comittees

    Het Audit Committee is in 2016 tweemaal onder de nieuwe ambtelijke leiding van de Tweede Kamer bijeengekomen en heeft op basis van de in 2015 opgestelde evaluatie, een nieuwe koers besproken.

Paragraaf 3 – Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering

Er zijn geen bijzonderheden te melden.