Direct naar (in deze pagina): inhoud, zoekveld of menu.

  • Download PDF

5. BEDRIJFSVOERINGSPARAGRAAF

In de uitvoering van het beleid op het terrein van Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking (BH&OS) wordt gebruik gemaakt van het apparaat van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Het is om deze reden dat in deze bedrijfsvoeringparagraaf wordt verwezen naar de bedrijfsvoeringparagraaf in het jaarverslag van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Uitzondering hierop zijn de onderdelen rechtmatigheid, totstandkoming van de beleidsinformatie, het financieel en materieel beheer gericht op het voorschottenbeleid bij activiteiten voor ontwikkelingssamenwerking en resultaatsturing en transparantie ontwikkelingssamenwerking.

Paragraaf 1: Uitzonderingsrapportage

Rechtmatigheid

Uit de controle door de Auditdienst Rijk over 2016 is gebleken dat er geen fouten en onzekerheden zijn op artikelen van hoofdstuk XVII Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking die gerapporteerd moeten worden.

Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

Er zijn geen bijzonderheden te melden.

Kwaliteit van de beleidsinformatie

Om de kwaliteit van de beoordeling vooraf van grote financieringen te verbeteren en meer inzicht te krijgen in de realisatie van de beleidsprioriteiten wordt voor ontwikkelingssamenwerking gewerkt met Quality at Entry. Quality at Entry omvat een individuele toets op alle grote activiteiten en een doorlichting van de portfolio per thema of land (de portfolioschouw). In 2016 werden voor Rwanda, Burundi en de Grote Merenregio geografische portfolioschouws uitgevoerd. In juli werd een brede portfolioschouw uitgevoerd op alle hoofdthema’s van ontwikkelingssamenwerking (de «resultatenschouw»). De Inspectie Ontwikkelingssamenwerking en Beleidsevaluatie voerde een review uit op de toepassing van de portfolioschouw voor partnerlanden. De uitkomst van deze review onderstreept het belang van het instrument en beveelt onder meer aan om meer te focussen op de samenhang tussen activiteiten en minder op individuele activiteiten.

Financieel en materieel beheer

Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking maakt gebruik van het apparaat van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Het financieel en materieel beheer gericht op het voorschottenbeleid bij activiteiten voor ontwikkelingssamenwerking en resultaatsturing en transparantie ontwikkelingssamenwerking zijn in paragraaf 3 toegelicht. Voor een nadere toelichting omtrent overige aspecten van de bedrijfsvoering wordt verwezen naar de bedrijfsvoeringparagraaf in het jaarverslag van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.

Overige aspecten van de bedrijfsvoering

Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking maakt gebruik van het apparaat van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Voor een nadere toelichting omtrent overige aspecten van de bedrijfsvoering wordt verwezen naar de bedrijfsvoeringparagraaf in het jaarverslag van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.

Paragraaf 2: Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen

Misbruik en oneigenlijk gebruik/ fraude

Het ministerie besteedt bij medewerkers aandacht aan zowel integriteit van de eigen medewerkers (interne aangelegenheden) als malversaties door derden (externe aangelegenheden) en de maatregelen om deze te voorkomen en te signaleren. Bovendien ontwikkelt het ministerie instrumenten en maatregelen om integriteitsschendingen te voorkomen en te signaleren. In 2016 is een dilemmaspel ontwikkeld dat een hulpmiddel is om de inhoud van de Gedragscode (Rijksbreed en organisatie specifiek) te verwoorden in concrete handreikingen voor de eigen werkomgeving. Het spel is vertaald zodat het organisatiebreed inzetbaar is. Aan alle medewerkers worden nieuw opgestelde gedragsregels over I-bewustzijn verstrekt.

Op 24/7 Plaza is een Integriteitsportaal ingericht waar medewerkers in Den Haag en op de posten toegang toe hebben. Op dit portaal is Rijksbrede (bijvoorbeeld de Gedragscode Integriteit Rijk) en BZ-specifieke regelgeving beschikbaar. Er worden documenten aangeboden die het integriteitsbewustzijn van medewerkers en leidinggevenden moeten bevorderen. Ten slotte zijn ook de contactgegevens van de vertrouwenspersonen opgenomen en is aangegeven waar fraude of andere integriteitsschendingen kunnen worden gemeld. De informatie op het portaal is in Duits, Spaans, Engels en Frans beschikbaar.

In 2016 is een aantal voorlichtingsbijeenkomsten georganiseerd voor de medewerkers om de bewustwording op fraude- en corruptierisico’s binnen de activiteitencyclus te laten toenemen. De activiteitencyclus heeft betrekking op de beleidsmatige uitgaven. Het is het hele proces, waarbinnen het ministerie een activiteit identificeert, beoordeelt, committeert en monitort.

Fraude- en corruptierisico’s worden daartoe bij de besluitvorming tot financiering van een activiteit expliciet behandeld en zichtbaar gemaakt. Het ministerie is in 2016 tot inzicht gekomen dat het zichtbaar vastleggen van deze risico’s als preventieve maatregel om het fraude en corruptierisico te verkleinen een verdiepingsslag behoeft. In 2017 worden maatregelen geïmplementeerd.

Het ministerie monitort of het sanctiebeleid tot het beoogde resultaat leidt.

In de bijlage bij het jaarverslag van Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking (BH&OS) is een overzicht met bewezen gevallen van malversaties opgenomen.

Paragraaf 3: Belangrijkste ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering

Resultaatsturing en transparantie ontwikkelingssamenwerking

Eind 2016 besloot het ministerie tot een doorlichting van de activiteitencyclus die de processtappen vastlegt vanaf de identificatie van een activiteit tot de evaluatie na afloop. Het zijn activiteiten waarbij vanuit de BH&OS-begroting financiële ondersteuning wordt gegeven. De doorlichting heeft als doel de cyclus te stroomlijnen en de relatie tussen beleids- en activiteitencyclus te versterken. Recente veranderingen, waaronder de komst van open data en een versterking van resultaatgericht werken, worden in de cyclus verankerd. Ten slotte wordt onderzocht in welke mate aanvullende IT de beleidsprocessen verder kan structureren en ondersteunen. De uitkomsten van de doorlichting worden verwacht het eerste kwartaal 2017.

In de begroting van 2017 wordt voor het eerst gewerkt met 15 streefwaardes waarover het ministerie zich in 2018 zal verantwoorden. Om dit proces van resultaatsturing vorm te geven worden normen geformuleerd waarin is vastgelegd de wijze waarop resultaten worden gemeten. Ondersteunend aan het proces is de invoering van inhoudelijke verantwoording volgens de internationale open data rapportagestandaard International Aid Transparency Initiative (IATI). Vanaf 2016 is het gebruik van IATI bij de voortgangsrapportage voorgeschreven voor alle activiteiten in het kader van ontwikkelingssamenwerking van meer dan EUR 250.000 aangegaan door het departement. In 2017 vallen de activiteiten aangegaan door de posten onder dit voorschrift. Afwijkingen moeten worden gemotiveerd.

Herintroductie tussentijds verantwoorden voorschotten activiteiten voor ontwikkelingssamenwerking

De contractpartners waarmee BZ een verbintenis heeft in het kader van ontwikkelingssamenwerking ontvangen middelen als een voorschot. De verantwoording van de uitgaven wordt achteraf vastgesteld met behulp van financiële en inhoudelijke verantwoordingsrapportages.

In het kader van de vermindering van de beheerslast voor activiteiten voor ontwikkelingssamenwerking is in 2015 binnen BZ een vernieuwd voorschottenbeleid ingevoerd. De twee belangrijkste wijzigingen betreffen het jaarlijks, in plaats van halfjaarlijks betalen van activiteiten bij de contractpartners en het niet meer tussentijds verantwoorden en afboeken van de verrichte uitgaven in de administratie. De werking van het nieuwe voorschottenbeleid is onderzocht door de Auditdienst Rijk. De uitkomsten van de eigen controles en het onderzoek van de Auditdienst Rijk zijn aanleiding geweest om het beleid op het punt van het niet tussentijds afboeken van voorschotten te herzien. Conclusie was dat het niet meer tussentijds verantwoorden geen bijdrage leverde aan de vermindering van beheerslast. Per 1 januari 2017 worden voorschotten voor activiteiten in het kader van ontwikkelingssamenwerking wederom tussentijds afgeboekt.