Direct naar (in deze pagina): inhoud, zoekveld of menu.

  • Download PDF

6. BEDRIJFSVOERINGSPARAGRAAF

In de bedrijfsvoeringparagraaf (BVP) wordt verslag gedaan van relevante aandachtspunten in de bedrijfsvoering van het Ministerie van Economische Zaken (EZ). De BVP heeft conform de Comptabiliteitswet 2001 het karakter van een uitzonderingsrapportage. De informatie opgenomen in de BVP is tot stand gekomen vanuit het departementale management controlsysteem en informatie uit audits van de Auditdienst Rijk (ADR). Deze bedrijfsvoeringparagraaf omvat drie onderdelen:

  • 1.  uitzonderingsrapportage voor vier onderdelen: (a) rechtmatigheid, (b) totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie, (c) financieel en materieel beheer en (d) overige aspecten van de bedrijfsvoering,
  • 2.  rijksbrede bedrijfsvoeringonderwerpen en
  • 3.  belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering.

1. Uitzonderingsrapportage voor vier onderdelen

a. Rechtmatigheid

Vanuit de bij EZ bekende informatie zijn er geen fouten en onzekerheden op de artikelen van hoofdstuk XIII Economische Zaken of het totaal van de agentschappen die gerapporteerd moeten worden.

EZ heeft de Tweede Kamer per brief op 20 december 2016 geïnformeerd over de begrotingswijzingen voor de uitgaven ten opzichte van de 2e suppletoire begroting 2016 (TK, 34 550 XIII, nr. 126). Deze brief had echter ook naar de Eerste Kamer moeten worden gestuurd. EZ heeft op 31 januari 2017 deze brief alsnog naar de Eerste Kamer gestuurd (EK, 34 550 XIII, C).

b. Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

Vanuit de mij bekende informatie zijn er geen belangrijke tekortkomingen in de totstandkoming van niet-financiële verantwoordingsinformatie.

c. Financieel en materieel beheer

Opvolging aanbevelingen Algemene Rekenkamer

De AR heeft in haar rapportage bij de verantwoording EZ 2015 het inkoopbeheer bij de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) als een onvolkomenheid aangemerkt. De NVWA heeft in 2016 een geactualiseerd verbeterplan opgesteld waarmee een vervolg werd gegeven aan de acties die in 2015 in gang zijn gezet. De ADR heeft eind 2016 een onderzoek uitgevoerd naar de uitvoering van het verbeterplan en geconstateerd dat de door de NVWA getroffen maatregelen zijn ingericht en werken.

Nationale verklaring

Met de Nationale Verklaring geeft de Minister van Financiën, namens het kabinet, jaarlijks aan de Europese Commissie (EC) en de Tweede Kamer een verklaring af over het financieel beheer van middelen uit de Europese fondsen en de rechtmatigheid van financiële transacties en openstaande vorderingen (tot op het niveau van begunstigden). EZ heeft 28 februari 2017 de deelverklaringen voor de gezamenlijke Europese Landbouwfondsen en het Europees Fonds voor Maritieme Zaken en het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling aan de Minister van Financiën afgegeven. Deze deelverklaringen bevatten geen beperkingen.

d. Overige aspecten in de bedrijfsvoering

Informatiebeveiliging

EZ heeft, conform de richtlijnen van BZK, op 21 februari 2017 een «in control» verklaring afgegeven over informatiebeveiliging in 2016. Alle kritieke informatiesystemen van EZ zijn beoordeeld op hun compliancy met de Baseline Informatiebeveiliging Rijk.

EZ heeft één risico op het gebied van Informatiebeveiliging geclassificeerd als «zeer hoog». Dit betreft het toegangsbeheer tot file-shares. Hiervoor is in 2016 een verbeterprogramma gestart om waar mogelijk file-shares op te heffen en het opnieuw instellen van autorisaties. Dit wordt in 2017 afgerond.

Daarnaast zijn door EZ enkele risico’s geclassificeerd als «hoog». Het betreft het beheer van toegang tot bestanden, twee-factor authenticatie bij telewerken (bijvoorbeeld: het gebruik van een token en een wachtwoord) en de beveiliging van e-mail op mobiele apparaten. Ook voor deze risico’s zijn in 2016 verbeterprogramma’s gestart om onder meer zogenaamde soft tokens voor telewerkplekken in te voeren.

2. Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen

Beleid ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidies

RVO.nl is de uitvoerder van subsidieregelingen voor bedrijven. Uit actuele risicoanalyses blijkt dat voor alle subsidieregelingen opgenomen in de Regeling nationale EZ-subsidies het (rest)risico van misbruik- of oneigenlijk gebruik door begunstigden als laag/aanvaardbaar is gekwalificeerd.

Bestaande maatregelen om subsidiefraude te bestrijden zijn onder andere: de tijdige opstelling van risicoanalyses ter bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidies door begunstigden, het in voorkomende gevallen opvragen van controleverklaringen bij subsidieverantwoordingen, het bijhouden van een register van ernstige onregelmatigheden en het via de fraudecoördinator van RVO.nl melden van vermoedens van fraude bij het OM.

Grote ICT projecten

Sinds enkele jaren informeert het Ministerie van BZK de Tweede Kamer over departementale grote ICT-projecten. Met ingang van 2015 geldt deze rapportageplicht voor alle projecten waarvan de ICT-kosten tenminste € 5 mln bedragen. In 2016 zijn binnen EZ:

2 grote ICT-projecten afgerond:

  • •  AERIUS-II (Programmatische Aanpak Stikstof);
  • •  Migratie BBR (onderdeel van het Gemeenschappelijk Landbouwbeleid).

1 groot ICT-project gestopt:

  • •  Ontwikkeling van een service voor zaakgericht werken (ZGW-service).

3 grote ICT-projecten gestart:

  • •  Nieuwe Cloudwerkplek voor EZ;
  • •  Kern Gezond (KvK);
  • •  Phoenix (CBS).

6 grote ICT-projecten waren en bleven in uitvoering:

  • •  Blik op NVWA 2017 (onderdeel van het verbeterplan NVWA);
  • •  Elektronische Dienstverlening Uitvoering (EDU);
  • •  Carmen (relatiebeheer bij RVO.nl);
  • •  DICTU-Cloud (onderdeel van de Rijkscloud);
  • •  Gamma (vernieuwing van diverse systemen bij Agentschap Telecom);
  • •  AMRI (vernieuwing bancair systeem ten behoeve van garantstellingen RVO.nl).

In 2016 zijn voor het eerst toetsen door het Bureau ICT-Toetsing (BIT-toetsen) van EZ-projecten gepubliceerd: Blik op NVWA 2017 en de ZGW-service. Eind 2016 is het programma Blik op NVWA onderworpen aan een hertoets. De resultaten hiervan zullen in 2017 worden gepubliceerd. De drie nieuwe projecten op de lijst zullen begin 2017 aan een BIT-toets worden onderworpen.

Over de stand van zaken ten aanzien van alle genoemde projecten wordt in het Rijksdashboard gerapporteerd. De risico’s voor de uitvoering, waaronder eventuele privacy-risico’s, maken daar onderdeel van uit. De stand van zaken bij deze projecten geeft geen aanleiding tot het maken van nadere opmerkingen.

Externe inhuur

Het kabinet heeft, naar aanleiding van de motie Roemer, een norm voor externe inhuur gesteld van 10% van de personele uitgaven. Het inhuurpercentage van EZ, inclusief flexibele schil, over 2016 komt uit op 10,7% (exclusief RVO.nl, dat vanwege een wisselend opdrachtenpakket relatief veel externe inhuur heeft, is dit 5,5%). Ten opzichte van 2015 is het inhuurpercentage van EZ in 2016 met 0,1% gedaald.

Audit Committee

Het Audit Committee (AC) adviseert het departementaal management over de bedrijfsvoering waaronder het auditbeleid. Het AC bestaat uit de SG (voorzitter), pSG, twee DG’s, en twee externe leden. De directeuren FEZ en ADR ondersteunen het AC. In 2016 is onder andere gesproken over het auditplan van de ADR, (half)jaarrapportages van FEZ, ADR en AR en resultaten naar aanleiding van onderzoeken door de EC en ERK. Daarnaast is tijdens elk overleg een strategisch onderwerp aan de orde gekomen (onder andere: Energierapport 2015, beleidsevaluaties, stand van zaken Plan van Aanpak Inkoopbeheer NVWA).

3. Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering

In 2016 is EZ samen met de ADR gestart met IT tooling om het financieel beheer door middel van geautomatiseerde tools zoals proces mining, te ondersteunen.