Direct naar (in deze pagina): inhoud, zoekveld of menu.

  • Download PDF

2. NATIONAAL ARCHIEF

2.1. Algemene toelichting

Het Nationaal Archief beheert de archieven van de rijksoverheid en archieven van maatschappelijke organisaties en individuele personen die van nationaal belang zijn (geweest). In de depots ligt bijna duizend jaar geschiedenis van Nederland opgeslagen in archieven en in duizenden kaarten, tekeningen en foto’s.

De missie van het Nationaal Archief is het dienen van ieders recht op informatie en het geven van inzicht in het verleden van ons land door:

inzet voor een sterk archiefbestel, een afgewogen beleid voor archiefwaardering en selectie en optimale zorg voor alle rijksarchieven en de nationale archiefcollectie in Den Haag te beheren en onsite en online te presenteren.

Nationaal Archief en Regionale Historische Centra

Op basis van de Archiefwet 1995 heeft de Minister van OCW een specifieke verantwoordelijkheid voor alle rijksarchiefbewaarplaatsen, zijnde het Nationaal Archief in Den Haag en elf rijksarchiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden. De archiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden maken deel uit van de Regionale Historische Centra (RHC’s). De RHC’s zijn zelfstandige openbare lichamen, die vanuit het Rijk en andere partners een financiële bijdrage ontvangen. Deze begroting handelt alleen om de baten en lasten van het Nationaal Archief. De rijksbijdragen aan de afzonderlijke RHC’s zijn onderdeel van artikel 14 van de begroting van OCW.

Tabel 1 Begroting van het Nationaal Archief voor het jaar 2016 (bedragen x € 1.000)
 

2014 Slotwet

2015 Vastgestelde begroting

2016

2017

2018

2019

2020

Baten

             

Omzet moederdepartement

34.966

39.355

39.400

19.905

19.561

19.561

18.311

Omzet mede overheden

400

400

400

400

400

400

400

Omzet derden

1.851

1.300

414

414

414

414

414

Rentebaten

66

15

10

10

10

10

10

Vrijval voorzieningen

– 7.256

2.168

848

0

0

0

0

Bijzondere baten

0

0

0

0

0

0

0

Totaal baten

30.027

43.238

41.072

20.729

20.385

20.385

19.135

               

Lasten

             

Apparaatskosten

28.274

40.753

40.167

19.944

19.785

19.908

18.678

 

personele kosten

14.118

17.400

16.500

13.000

13.000

13.000

11.750

   

waarvan eigen personeel

11.009

13.400

13.200

11.000

11.000

11.000

9.750

   

waarvan externe inhuur

2.526

4.000

3.300

2.000

2.000

2.000

2.000

   

waarvan overige personele kosten

583

0

0

0

0

0

0

 

materiele kosten

14.156

23.353

23.667

6.944

6.785

6.908

6.928

   

waarvan apparaat ICT

624

591

600

600

600

600

600

   

waarvan bijdrage aan SSO’s

55

200

300

400

400

400

400

   

waarvan overige materiële kosten

13.477

22.562

22.767

5.944

5.785

5.908

5.928

Rentelasten

26

25

17

12

9

7

5

Afschrijvingskosten

945

2.460

888

773

591

470

452

 

materieel

945

2.460

888

773

591

470

452

   

waarvan apparaat ICT

0

160

150

130

100

80

75

 

immaterieel

0

0

0

0

0

0

0

Overige kosten

200

0

0

0

0

0

0

 

dotaties voorzieningen

200

0

0

0

0

0

0

 

bijzondere lasten

0

0

0

0

0

0

0

Totaal lasten

29.445

43.238

41.072

20.729

20.385

20.385

19.135

               

Saldo van baten en lasten

582

0

0

0

0

0

0

Baten

Omzet moederdepartement

De omzet van het moederdepartement betreft de inkomsten van het Nationaal Archief voor de geleverde producten en diensten. Deze bestaat uit structurele middelen voor de primaire activiteiten (1e geldstroom) en incidentele middelen voor projectmatige activiteiten (2e geldstroom).

Voor 2013 tot en met 2016 heeft het Nationaal Archief incidenteel een bedrag van € 31,3 miljoen beschikbaar voor de investeringen rond de digitalisering van het Rijksarchief (digitale taken rijksarchieven). Van deze € 31,3 miljoen is € 3,0 miljoen beschikbaar gesteld in 2013 en € 28,3 miljoen is verdeeld over de jaren 2014, 2015 en 2016. Voor de werkzaamheden rond de digitalisering van het Rijksarchief is voor 2016 € 17,2 miljoen beschikbaar gesteld. Vanwege het structurele karakter van de digitale taken rijksarchieven is continuering van deze taken na 2016 het uitgangspunt.

Met ingang van 2017 nemen de personele en de materiële kosten af als gevolg van met name het feit dat drie grote veranderingsprogramma’s in 2015 en 2016 aflopen (programma DWR-Archief in 2015; programma DTR in 2016; programma Archief 2020 in 2016). Voor 2017 e.v. zal nog niet voorzien kunnen worden in dekking van de exploitatiekosten van DTR. In de voorbereidingen voor de digitale taken rijksarchieven is in 2013 en 2014 de organisatiestructuur van het Nationaal Archief aangepast om de digitale taken uit te voeren.

Vanaf 2012 is de subsidie aan het Centraal Bureau voor Genealogie (CBG) opgenomen, die namens het moederdepartement wordt verstrekt. Het Nationaal Archief vervult hierin alleen de kasfunctie. De subsidie voor 2016 bedraagt € 1,77 miljoen.

Omzet mede overheden

Het Nationaal Archief fungeert als rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Zuid Holland en ontvangt daarvoor een jaarlijkse bijdrage.

Omzet derden

De omzet derden bestaat hoofdzakelijk uit projectmatige inkomsten van derde partijen (o.a. de Europese Unie) voor specifieke producten en diensten (projecten).

Mutatie vooruit ontvangen middelen

Dit betreft projectgelden die zijn vooruit ontvangen voor de ontwikkeling van specifieke eenmalige producten en diensten (kosten uitvoering en kosten investeringen voor programma’s en projecten) voor verschillende opdrachtgevers.

Lasten

Apparaatskosten

– Personele kosten

De personele kosten zijn gebaseerd op een bezetting van 185,2 FTE eind 2015. In 2016 tot en met 2020 dalen de personele kosten en de post externe inhuur als gevolg van afloop van projecten en taakstellingen.

- Materiële kosten

Dit betreft onder andere de huisvestingskosten zoals de huurkosten en servicekosten samenhangend met de huisvesting en kantoorautomatisering. Tevens zijn onder deze post de materiële uitgaven verantwoord die worden gedaan in het primaire proces, voor de digitale taken rijksarchieven en in de projecten.

In 2016 wordt op aanwijzing van het Ministerie van Financiën de wijze van begroten van baten-lastenagentschappen geüniformeerd. Onderzocht wordt of het financieel instrument «Bijdrage aan agentschappen» in lijn met de Rijksbegrotingsvoorschriften en de Regeling agentschappen wordt toegepast. Zo nodig moet de agentschapsbijdrage worden geschoond van eventuele onterecht hieronder vallende programmamiddelen. De uitkomst hiervan wordt opgenomen in de voorjaarsnota 2016.

Rentelasten

De rentelasten vloeien voort uit het beroep op de leenfaciliteit in 2013.

Afschrijvingskosten

De stabiele lijn van de afschrijvingskosten wordt veroorzaakt door instandhoudingsinvesteringen in het fysieke depot en de ICT hardware.

Tabel 2 Kasstroomoverzicht over het jaar 2016 (bedragen x € 1.000)
   

2014 Slotwet

2015 Vastgestelde begroting

2016

2017

2018

2019

2020

1.

Rekening courant RHB 1 januari 20 ... + deposito-rekeningen

16.128

7.464

12.698

10.479

10.392

10.884

11.254

2.

Totaal operationele kasstroom

8.637

292

41

13

592

470

452

 

–/– totaal investeringen

– 1.353

– 3.000

0

0

0

0

0

 

+/+ totaal boekwaarde desinvesteringen

0

0

0

0

0

0

0

3.

Totaal investeringskasstroom

– 1.353

– 3.000

0

0

0

0

0

 

–/– eenmalige uitkering aan moederdepartement

0

0

0

0

0

0

0

 

+/+ eenmalige storting door moederdepartement

0

0

0

0

0

0

0

 

–/– aflossingen op leningen

– 360

– 410

– 360

– 100

– 100

– 100

– 100

 

+/+ beroep op leenfaciliteit

0

0

0

0

0

0

0

4.

Totaal financieringskasstroom

– 360

– 410

– 360

– 100

– 100

– 100

– 100

5.

Rekening courant RHB 31 december 20 .. + stand depositorekeningen

23.052

4.346

12.379

10.392

10.884

11.254

11.606

Toelichting:

De operationele kasstroom blijft positief. Er wordt uitgegaan van een begroting met een nihil resultaat en er zijn naar verwachting geen forse fluctuaties in de afschrijvingen en de vooruit ontvangen projectmiddelen die invloed hebben op de operationele kasstroom.

De investeringskasstroom betreft de investeringen in ICT hardware en investeringen in het fysieke depot. De financieringskasstroom betreft de aflossing van de leenfaciliteit welke is aangegaan ten behoeve van de verbouwing van de publieke ruimte.

Tabel 3 Overzicht doelmatigheidsindicatoren (bedragen x € 1.000)

Generiek deel

Slotwet 2014

2015

2016

2017

2018

2019

2020

Gemiddeld gewogen kosten per productgroep

             

(gem) prijs per km fysiek archief (capaciteit)

15.670

14.350

13.350

12.960

12.960

12.960

12.960

(gem) prijs per Terabyte digitaal archief

1.311

1.297

1.278

1.253

1.219

Gemiddeld gewogen uurtarief intern personeel

             

primaire taken – activiteiten

47,8

47,8

47,8

47,8

47,8

47,8

47,8

programma's en projecten 2e en 3e geldstromen

49,8

49,8

49,8

49,8

49,8

49,8

49,8

Aantal fte

formatie op lumpsum en projecten

141,5

151,5

151,5

151,5

151,5

151,5

151,5

formatie Programma Digitale Taken rijksarchieven

42,7

45,3

46,7

       

Saldo baten en lasten

 

Ontwikkeling aantallen bezoekers

             

bezoekers

20.000

20.000

20.000

20.000

22.500

25.000

25.000

onderwijs

5.000

5.000

7.500

10.000

15.000

15.000

15.000

studiezaal – bezoekers

12.000

13.000

12.000

12.000

12.000

12.000

12.000

studiezaal – raadplegingen archiefstukken

90.000

100.000

105.000

105.000

100.000

100.000

90.000

Website GaHetNa

1.200.000

1.200.000

1.300.000

1.400.000

1.500.000

1.600.000

1.600.000

Cijfer bezoeker tevredenheid

 

7,2

7,3

7,4

 

Voldoen aan webrichtlijnen Rijk

***

***

***

***

***

***

***

Beschikbaarheid – bereikbaarheid organisatie

             

fysieke dienstverlening; geopend:

             

– informatiecentrum en studiezaal

di t/m vr

di t/m vr

di t/m vr

di t/m vr

di t/m vr

di t/m vr

di t/m vr

– tentoonstelling

di t/m zo

di t/m zo

di t/m zo

di t/m zo

di t/m zo

di t/m zo

di t/m zo

ontvangst schoolgroepen

ma

ma

ma

ma

ma

ma

ma

Digitale dienstverlening eDepot (basisdienstverlening)

             

helpdesk openingstijden op werkdagen

nvt

nvt

8:30–17:00

8:30–17:00

8:30–17:00

8:30–17:00

8:30–17:00

Toelichting:

In de berekening van de gemiddelde kosten per kilometer fysiek archief is rekening gehouden met de capaciteitsuitbreiding van het depot door indikking van de archiefopslag. De consequenties van de uitbreiding van de depotcapaciteit door de nieuwe opslaglocatie in Emmen zijn niet doorgerekend vanwege het ontbreken van voldoende kerncijfers.

Het Nationaal Archief biedt een landelijke infrastructuur aan voor producten en diensten voor digitale archivering aan RHC’s, departementen en andere instellingen met een publieke taak. In de eerste fase richt de Serviceorganisatie zich op dienstverlening aan RHC’s voor overgebracht archiefmateriaal. Deze dienstverlening start met ingang van 2016. Aan de dienstverlening is een kostprijsmodel verbonden die inzichtelijk maakt tegen welke kosten producten en diensten kunnen worden afgenomen.

De gemiddeld gewogen uurtarieven zijn gebaseerd op de begroting van het Nationaal Archief van 2015.

Bezoekerstevredenheid: Om de twee jaren wordt door de branchevereniging BRAIN een landelijk onderzoek uitgevoerd naar de kwaliteit van de dienstverlening. De laatste onderzoeksresultaten zijn in 2013 door BRAIN gepubliceerd.

Webrichtijnen: Het Waarmerk drempelvrij.nl is het Nederlandse kwaliteitsmerk voor toegankelijke websites. Als een website toegankelijk is, kan deze door alle bezoekers goed worden gebruikt. Ook is de website dan beter vindbaar in zoekmachines. De toekenning geschiedt op basis van een jaarlijks onderzoek en wordt toegekend in de vorm van een certificaat. De score wordt toegekend in aantal sterren (*) met als maximaal toe te kennen score drie sterren (***).