Direct naar (in deze pagina): inhoud, zoekveld of menu.

  • Download PDF

6. BEDRIJFSVOERINGSPARAGRAAF

In deze bedrijfsvoeringsparagraaf wordt ingegaan op de elementen die op basis van de RBV 2019 nadere aandacht vergen dan wel daarin verplicht zijn voorgeschreven.

Paragraaf 1 – Uitzonderingsrapportage

Rechtmatigheid

In onderstaande tabel is een overzicht opgenomen van de overschrijdingen van de tolerantiegrenzen betreffende rechtmatigheid.

bedragen x € 1.000
 

[1]

[2]

[3]

[4]

[5]

(3+4)

[6]

(5/1)*100%

Verplichtingen

Verantwoord bedrag (omvangsbasis)

Rapporteringstolerantie voor fouten en onzekerheden

Bedrag aan fouten

Bedrag aan onzekerheden

Bedrag aan fouten en onzekerheden

Percentage aan fouten en onzekerheden t.o.v. verantwoord bedrag

Totaal artikelen

16.202.631

324.053

2.667

884.125

886.792

5,47%

Artikel 1

650.342

32.517

438

278.267

278.705

42,86%

Artikel 4

1.376.672

68.834

230

426.341

426.571

30,99%

Artikel 5

118.463

11.846

55

38.527

38.582

32.57%

Artikel 6

90.689

9.069

650

11.600

12.250

13,51%

Het totaal aan fouten op de verplichtingen bedraagt over 2018 circa € 2,7 miljoen en het totaal aan onzekerheden circa € 884 miljoen. Dit veroorzaakt overschrijdingen van de tolerantiegrenzen op totaalniveau en op de artikelen 1, 4, 5 en 6 van de VWS-begroting.

Het overgrote deel van deze overschrijdingen is gerelateerd aan het ontbreken en onvoldoende kwaliteit van staatssteuntoetsen. Op artikel 1 gaat het in dat kader om circa € 276,5 miljoen, op artikel 4 om circa € 422,3 miljoen, op artikel 5 om circa € 38,5 miljoen en op artikel 6 om € 11,6 miljoen.

In deze bedrijfsvoeringsparagraaf wordt bij het onderdeel financieel en materieel beheer ingegaan op de maatregelen die getroffen zijn om de problemen omtrent Staatssteuntoetsing binnen het Ministerie van VWS het hoofd te bieden.

Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

De Auditdienst Rijk constateert dat de verzorging en aanlevering van niet-financiële informatie door beleidsdirecties van VWS (die hier primair voor verantwoordelijk zijn) op een ordelijke en controleerbare wijze wordt uitgevoerd.

Financieel- en materieel beheer

Subsidiebeheer

In 2018 is binnen VWS het project Verbetering Subsidiebeheer van start gegaan. In paragraaf 3 wordt ingegaan op de acties die hier uit voortvloeien. Aanleiding voor het project was onder meer dat de Algemene Rekenkamer in het Verantwoordingsonderzoek 2017 een ernstige onvolkomenheid geconstateerd heeft ten aanzien van het subsidiebeheer van VWS. De Algemene Rekenkamer wees daarbij op tekortkomingen bij:

  • –  het uitvoeren van staatssteuntoetsen; en
  • –  de opzet en uitvoering van het beleid ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidies (MenO-beleid).

Hierna wordt op beide onderwerpen nader ingegaan.

Staatssteuntoetsing

Eind 2017 is VWS gestart met een verbetertraject staatssteuntoetsing. Dit is gericht op subsidieregelingen, instellings- en projectsubsidies. Nieuwe subsidieregelingen zijn getoetst op staatssteun. Bestaande subsidieregelingen die nog niet volledig zijn getoetst worden voor een verlenging of herziening alsnog van een toets voorzien. Dit leidt tot onzekerheden. De meeste instellingssubsidies (115 van de 130) zijn in 2018 voor de verlening 2019 getoetst op staatssteun. Voor het resterende aantal is dit nog niet gelukt. Het overgrote deel (119 van de 134) van alle nieuwe projectsubsidies is in 2018 getoetst op staatssteun. Voor een klein aantal projectsubsidies was dat niet uitvoerbaar. De Tweede Kamer is eind 2018 geïnformeerd over de voortgang van de staatssteuntoetsen (TK 29 214, nr. 80).

Tevens is in 2018 flink ingezet op het vergroten van aandacht voor en de kennis over staatssteun, gericht op financiële medewerkers en beleidsmedewerkers. Er zijn daarvoor diverse workshops en kennissessies georganiseerd. Het vooraf toetsen van subsidies op staatssteun is onderdeel van het reguliere werkproces gaan uitmaken. Om de resultaten te bestendigen zal ook in 2019 de nodige aandacht aan het onderwerp staatssteun worden gegeven.

Beleid ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidies

Medio 2018 is gestart met een traject ter verbetering van het MenO-beleid, als onderdeel van een breder project Verbetering Subsidiebeheer VWS. In 2018 is de governance ten aanzien van het subsidiebeheer vastgesteld, het centrale MenO-beleid vastgesteld en het reviewbeleid aangescherpt.

Pgb-trekkingsrechten

In 2018 heeft de focus gelegen op de verdere ontwikkeling van het PGB2.0-systeem. Daarnaast is in 2018 de eerste stap gezet met betrekking tot de implementatie van het nieuwe systeem. Op 18 juni is gestart met een pilot met gemeente Westland en zorgkantoor DSW. De pilot draait op een eerste versie van het systeem wat een deel van de noodzakelijke ondersteuning bevat voor budgethouders, verstrekkers en SVB zoals vastgesteld door de partijen waaronder Per Saldo. De ervaringen van het schaduwdraaien en de pilot zijn door DSW (voor het Zorgdomein) en de SVB (voor het Financieel domein) gebruikt om het PGB2.0-systeem verder te ontwikkelen. Ook zijn in 2018 de voorbereidingen gestart voor de inrichting van de tijdelijke beheer- en ontwikkelorganisatie om het Zorgdomein tijdelijk te beheren en door te ontwikkelen. Tenslotte heeft eind 2018 het BIT een advies afgegeven over het PGB2.0-systeem. De Kamer is in 2018 over het PGB2.0-systeem geïnformeerd op 16 februari, 17 mei, 1 oktober en 19 november (TK 25 657, nr. 297, TK 25 657, nr. 298, TK 25 657, nr. 299, TK 25 657, nr. 302). De Minister van VWS heeft de ADR opdracht gegeven voor een quick scan naar de opvolging van de aanbevelingen van het BIT (TK 25 657, nr. 305).

Zorgverzekeringskantoor Caribisch Nederland

VWS heeft de verantwoording over 2017 van het Zorgverzekeringskantoor BES (ZVK) ontvangen. De verantwoording is voorzien van een controleverklaring en een accountantsverslag. De externe accountant is van oordeel dat de verantwoording van het ZVK een getrouw beeld geeft. De accountant heeft een controleverklaring van oordeelonthouding afgegeven ten aanzien van de rechtmatigheid. Met een aantal zorgaanbieders worden budgettcontracten afgesloten op basis van het Besluit Zorgverzekering BES. Er wordt onderzocht op welke wijze de rechtmatigheid van deze uitgaven kan worden vastgesteld.

Externe inhuur

In 2018 heeft VWS een percentage van 9,9% externe inhuur gerealiseerd (norm: <10%). In het kader van de verhuizing van het Europees Geneesmiddelenagentschap (EMA) van Londen naar Amsterdam is afgelopen jaar twee keer de Landsadvocaat ingehuurd voor juridisch advies boven het maximumtarief van € 225 per uur (vanwege de korte doorlooptijd, de complexiteit van de vraagstelling en het ontbreken van de benodigde expertise binnen VWS).

Overige aspecten van de bedrijfsvoering

Informatiebeveiliging

In 2018 heeft het Ministerie van VWS gewerkt aan het verbeteren van de sturing op informatiebeveiliging en de bewustwording over het onderwerp binnen het departement. VWS heeft de inrichting van de beveiligingsorganisatie gewijzigd om de effectiviteit van de sturing op dit onderwerp te verbeteren, waarbij de Beveiligingsambtenaar dichter bij de departementale leiding is geplaatst en de Chief Information Security Officer (CISO) nu onder de departementale Chief Information Officer (CIO) valt. Verder is het informatiebeveiligingsbeleid van het departement en de concernonderdelen geactualiseerd. Daar zijn ook nieuwe sturingsinstrumenten in verankerd, zoals het managementsysteem voor informatiebeveiliging. VWS heeft in 2018 tevens sturing en beheersing van informatiebeveiliging verder geïntegreerd met de departementale P&C-cyclus en het concernbrede risicomanagement.

In februari 2019 heeft VWS een In Control Verklaring (ICV) afgegeven aan het Ministerie van BZK over de informatiebeveiliging. VWS heeft een managementsysteem om op basis van risicomanagement te sturen op informatiebeveiliging. Hierbij wordt nauw samengewerkt tussen de concernonderdelen van VWS en concernonderdelen hebben een tussentijdse ICV opgeleverd. Daarnaast zijn er site visits bij concernonderdelen afgelegd. Daar waar de inrichting van processen en informatiesystemen bij concernonderdelen nog verbetering behoeft, zijn verbeterplannen aanwezig om de benodigde maatregelen in te voeren.

E-facturatie

Alle aanbestedende diensten in Europa zijn conform de EU-Richtlijn Elektronische facturering bij overheidsopdrachten uiterlijk per november 2018 verplicht om e-factureren te implementeren. Dit betekent dat deze diensten e-facturen van leveranciers moeten kunnen ontvangen en verwerken. De EU-richtlijn is in Nederland uitgewerkt in de Aanbestedingswet en het Aanbestedingsbesluit. Deze wijzigingen gaan in op 18 april 2019. Vooruitlopend op de EU-Richtlijn, de Aanbestedingswet en het Aanbestedingsbesluit is op 16 juni 2016 door de Ministers van Economische Zaken en voor Wonen en Rijksdienst besloten en bekendgemaakt dat de Rijksoverheid vanaf 1 januari 2017 bij nieuwe overeenkomsten voor de levering van producten, verrichting van diensten of voor de uitvoering van werken van leveranciers, een elektronische factuur eist. Dit ligt vast in het Toepassingskader elektronisch factureren Rijksoverheid. Tot nu toe werden leveranciers nog niet aangesproken op niet-naleving van de plicht tot e-facturatie. In 2018 zijn door de vijf bij het Financieel Diensten Centrum (FDC) aangesloten departementen (Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Ministerie van Financiën, Ministerie van Onderwijs, Cultuur Wetenschap, Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport) in projectvorm de nodige voorbereidingen getroffen om de naleving van de inkoopvoorwaarde e-facturatie door leveranciers te stimuleren. De maatregelen starten in de loop van 2019.

Paragraaf 2 – Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen

MenO-beleid

Fraudebestrijding

VWS heeft in nauw overleg met zorgaanbieders, zorgverzekeraars, handhavingspartners en organisaties van patiënten en cliënten het programmaplan Rechtmatige Zorg 2018–2021 – aanpak van fouten en fraude in de zorg (TK 28 828, nr. 108) opgesteld dat op 19 april 2018 aan de Tweede Kamer is aangeboden. Dit programmaplan heeft als doel een forse vermindering van onrechtmatigheden in de zorg. Dit doen wij op drie manieren: (i) we zetten sterk in op het voorkomen van fouten en fraude, (ii) we focussen ons op vijf specifieke zorgsectoren en (iii) via wetgevingstrajecten bouwen we de juiste randvoorwaarden om fouten en fraude te voorkomen en te bestrijden.

In de eerste voortgangsrapportage Rechtmatige Zorg 2018–2021, die op 21 december 2018 aan de Tweede Kamer is aangeboden (TK 28 828, nr. 111), zijn de activiteiten en behaalde resultaten ten aanzien van de versterking van rechtmatige zorg over het afgelopen jaar nader toegelicht. Het gaat hierbij onder andere om het aanpakken van de meest voorkomende knelpunten in het registratie- en declaratieproces om fouten te voorkomen, het beter voorlichten van nieuwe toetreders over waar zij aan moeten voldoen als zij starten met het verlenen van zorg en is gewerkt aan het verbeteren van de juridische en wettelijke mogelijkheden om fraude te voorkomen en aan te pakken, bijvoorbeeld door gegevensuitwisseling beter mogelijk te maken.

Uitvoerings- en privacyrisico’s grote lopende ICT-projecten

In 2018 had VWS één project met een meerjarenbegroting boven de € 5 miljoen dat is geclassificeerd als een Groot ICT-project. Het betreft het project Informatievoorziening van Morgen (IVvM). Het project IVvM heeft ten doel een werkend informatiesysteem (een zaaksysteem en een Document Management Systeem) op te leveren dat het primaire (toezichts)proces van de IGJ ondersteunt. Door middel van het Rijks ICT-Dashboard is het lopende project aan de Tweede Kamer gerapporteerd (https://www.rijksictdashboard.nl/projecten/469342). In 2017 heeft een PIA (Privacy Impact Assessment) plaatsgevonden. De CIO VWS heeft in 2018 een tweede CIO-oordeel uitgebracht over het project en een aantal aanbevelingen meegegeven om de uitvoeringsrisico’s verder te mitigeren. De aanbevelingen zijn opgevolgd door de IGJ.

Gebruik open standaarden

Er zijn geen gevallen bekend binnen het concern VWS waarbij is afgeweken van het gebruik van open standaarden.

Betaalgedrag

In 2018 heeft VWS een percentage van 94,9% tijdig betaalde facturen gerealiseerd (facturen betaald binnen 30 dagen). Dit ligt net onder de norm van 95%. Volgend jaar kan een verbetering worden gerealiseerd door de verplichte invoering van e-facturering per 1 april 2019.

Activiteiten Audit Committee

Het Audit Committee van VWS is in 2018 vier keer bijeen geweest. De reguliere producten uit de jaarlijkse verantwoording van VWS en controles zijn geagendeerd en besproken. Het Audit Committee VWS is in 2018 verder gegaan op de weg van een Audit Committee met de nadruk op strategische gespreksonderwerpen door over de strategische risico’s van VWS te praten, zoals het arbeidsmarktbeleid, de Hoofdlijnenakkoorden, het preventie- en sportakkoord en de huisvesting van de EMA.

Checks and Balances subsidieregelingen

Voorafgaand aan publicatie en inwerkingtreding, worden alle subsidieregelingen door het Expertisecentrum Subsidies getoetst op rechtmatigheid en uitvoerbaarheid. De risicoanalyse, die bij elke subsidieregeling verplicht is, vormt daarvoor belangrijke input. Het Expertisecentrum Subsidies bestaat uit subsidiespecialisten van de directie Wetgeving en Juridische Zaken, de directie Financieel-Economische Zaken, de Dienst Uitvoering Subsidies aan Instellingen en de Auditdienst Rijk. Alleen regelingen voorzien van een paraaf van de voorzitter van het Expertisecentrum, mogen ter ondertekening worden voorgelegd aan de Minister.

Toezicht normenkader financieel beheer

Er hebben zich in 2018 geen beleidsmatige of algemene ontwikkelingen voorgedaan ten aanzien van het toezicht op het normenkader financieel beheer.

Paragraaf 3 – Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen bedrijfsvoering

Verbeteringen in subsidiebeheer

Medio 2018 is gestart met het project Verbetering Subsidiebeheer VWS. In 2019 worden in dit kader vervolgacties uitgevoerd. Het gaat hierbij onder andere om het verder aanscherpen en operationaliseren van het centrale (MenO-)beleid, door een vertaling hiervan naar praktische handreikingen en procesbeschrijvingen. Daarnaast wordt de interne controle ten aanzien van het subsidiebeheer versterkt door de inzet van risicogerichte onderzoeken. De informatievoorziening voor beleidsmedewerkers ten aanzien van subsidies wordt verbeterd door het inrichten van een centraal informatiepunt en het geven van (extra) workshops en kennissessies.