Direct naar (in deze pagina): inhoud, zoekveld of menu.

Rijksbegrotingsfasen
RijksbegrotingOverzichtVoorbereidingUitvoeringVerantwoording
2019
  • Begrotingsstaat
  • Najaarsnota
  • 2e suppletore
  • Financieel jaarverslag
  • Verantwoordingsbrief
  • Jaarverslag
  • Slotwet
  • Download PDF

5.2. Nationaal Archief

5.2.1. Algemene toelichting

Het Nationaal Archief beheert de archieven van de rijksoverheid en archieven van maatschappelijke organisaties en individuele personen die van nationaal belang zijn (geweest). In de depots ligt bijna duizend jaar geschiedenis van Nederland opgeslagen in archieven en in duizenden kaarten, tekeningen en foto’s.

De missie van het Nationaal Archief is het dienen van ieders recht op informatie en het geven van inzicht in het verleden van ons land door inzet voor een sterk archiefbestel, een afgewogen beleid voor archiefwaardering en selectie en optimale zorg voor alle rijksarchieven en de nationale archiefcollectie in Den Haag te beheren en onsite en online te presenteren.

Nationaal Archief en Regionale Historische Centra

Op basis van de Archiefwet 1995 heeft de Minister van OCW een specifieke verantwoordelijkheid voor alle rijksarchiefbewaarplaatsen, zijnde het Nationaal Archief in Den Haag en elf rijksarchiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden. De archiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden maken deel uit van de Regionale Historische Centra (RHC’s). De RHC’s zijn zelfstandige openbare lichamen, die vanuit het Rijk en andere partners een financiële bijdrage ontvangen. Deze begroting handelt alleen om de baten en lasten van het Nationaal Archief. De rijksbijdragen aan de afzonderlijke RHC’s zijn onderdeel van artikel 14 van de begroting van OCW.

Tabel 1 Begroting van baten-lastenagentschap voor het jaar 2019 (Bedragen x € 1.000)
 

Slotwet 2017

Vastgestelde begroting 2018

2019

2020

2021

2022

2023

Baten

             

Omzet moederdepartement

36.218

35.467

35.566

34.380

33.320

33.319

33.318

Omzet overige departementen

400

400

400

400

400

400

400

Omzet derden

330

679

683

759

811

817

817

Rentebaten

0

0

0

0

0

0

0

Mutatie projectgelden

1.988

2.196

2.959

1.715

1.715

1.715

734

Vrijval voorzieningen

151

74

55

26

26

26

0

Bijzondere baten

0

0

0

0

0

0

0

Totaal baten

39.087

38.816

39.662

37.280

36.272

36.277

35.269

                   

Lasten

             

Apparaatskosten

37.288

36.722

37.006

34.864

33.895

33.936

33.917

personele kosten

17.036

17.923

17.532

17.486

17.447

17.475

17.475

 

waarvan eigen personeel

14.111

15.510

15.664

15.582

15.582

15.582

15.582

 

waarvan inhuur externen

2.055

1.004

872

904

872

904

904

 

waarvan overige personele kosten

870

1.409

996

1.000

993

989

989

materiële kosten

20.252

18.799

19.474

17.378

16.448

16.461

16.442

 

waarvan apparaat ICT

923

1.107

1.001

1.001

1.001

1.001

1.001

 

waarvan bijdrage aan SSO’s

2.704

432

5.017

5.231

5.248

5.247

5.248

 

waarvan overige materiële kosten

16.625

17.260

13.456

11.146

10.199

10.213

10.193

Rentelasten

12

20

20

15

10

6

0

Afschrijvingskosten

1.552

2.074

2.636

2.401

2.367

2.335

1.352

materieel

1.552

2.074

2.636

2.401

2.367

2.335

1.352

 

waarvan apparaat ICT

240

130

291

291

291

291

291

immaterieel

0

0

0

0

0

0

0

Overige kosten

0

0

0

0

0

0

0

dotaties voorzieningen

0

0

0

0

0

0

0

bijzondere lasten

0

0

0

0

0

0

0

Totaal lasten

38.852

38.816

39.662

37.280

36.272

36.277

35.269

                   

Saldo van baten en lasten

235

0

0

0

0

0

0

Toelichting baten lasten:

Baten

De omzet van het moederdepartement betreft de inkomsten van het Nationaal Archief voor de geleverde producten en diensten. Deze bestaat uit structurele middelen voor de primaire activiteiten (1e geldstroom) en incidentele middelen voor projectmatige activiteiten (2e geldstroom).

De bijdrage 2019 van het moederdepartement is ten opzichte van 2018 gestegen vanwege vooral de loon- en prijscompensatie.

Omzet overige departementen

Het Nationaal Archief fungeert als rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Zuid Holland en ontvangt daarvoor een jaarlijkse bijdrage.

Omzet derden

De omzet derden bestaat hoofdzakelijk uit inkomsten van derde partijen voor specifieke producten en diensten.

Mutatie projectgelden

Dit betreft de inzet projectgelden en investeringsbijdragen die zijn vooruit ontvangen voor de ontwikkeling van specifieke eenmalige producten en diensten voor verschillende opdrachtgevers. Het gaat met name om het programma DTR en het masterplan Concentratie Archiefdepot.

Vrijval voorzieningen

Dit betreft de onttrekking aan de voorziening voor de kosten van wachtgeld en reorganisatie.

Lasten

Apparaatskosten

– Personele kosten

De personele kosten zijn gebaseerd op een bezetting van ca. 200 fte. In 2019 tot en met 2023 blijven de personele kosten stabiel op een niveau waarop het Nationaal Archief met voldoende kwaliteit diensten en producten kan leveren.

– Materiële kosten

Dit betreft onder andere de huisvestingskosten zoals de huurkosten en servicekosten samenhangend met de huisvesting en kantoorautomatisering. Tevens zijn onder deze post de materiële uitgaven verantwoord die worden gedaan in het primaire proces, zoals voor het fysieke depot, de digitale taken rijksarchieven, tentoonstellingen, dienstverlening en in de projecten. Door de dalende inkomsten moeten de overige materiële kosten ook dalen om de begroting sluitend te maken.

De bijdrage aan SSO’s stijgt ten opzichte van de vastgestelde begroting 2018, omdat deze is aangepast aan de gehanteerde definitie van SSO’s volgens de Rijksbrede Kostensoortentabel. Met name de gepresenteerde bijdrage aan het Rijksvastgoedbedrijf is de oorzaak van de stijging. De stijging ten opzichte van de Slotwet 2017 is vanwege kosten van de nieuwe opslaglocatie in Emmen.

Rentelasten

De rentelasten stijgen vanwege de lening die in 2018 wordt afgesloten voor investeringen in met name ICT hardware en in het nieuwe depot op locatie Emmen.

Afschrijvingskosten

De stabiele lijn van de afschrijvingskosten wordt veroorzaakt door instandhoudingsinvesteringen in het fysieke depot en de ICT hardware.

Tabel 2 Kasstroomoverzicht over het jaar 2019 (Bedragen x € 1.000)
 

Omschrijving

Slotwet 2017

Vastgestelde begroting 2018

2019

2020

2021

2022

2023

1.

Rekening-courant RHB 1 januari + depositorekeningen

27.652

16.268

16.719

8.291

8.351

8.377

8.371

 

+/+ totaal ontvangen operationele kasstroom

35.710

36.546

36.349

35.539

34.531

34.536

34.535

 

–/– totaal uitgaven operationele kasstroom

– 38.816

– 36.742

– 37.026

– 34.879

– 33.905

– 33.942

– 33.917

2.

Totaal operationele kasstroom

– 3.106

– 196

– 677

660

626

594

618

 

–/– totaal investeringen

– 2.484

– 4.670

– 7.151

0

0

0

0

 

+/+ totaal boekwaarde desinvesteringen

243

0

0

0

0

0

0

3.

Totaal investeringskasstroom

– 2.241

– 4.670

– 7.151

0

0

0

0

 

–/– eenmalige uitkering aan moederdepartement

0

0

0

0

0

0

0

 

+/+ eenmalige storting door het moederdepartement

0

0

0

0

0

0

0

 

–/– aflossingen op leningen

– 360

– 652

– 600

– 600

– 600

– 600

– 500

 

+/+ beroep op leenfaciliteit

0

0

0

0

0

0

0

4.

Totaal financieringskasstroom

– 360

– 652

– 600

– 600

– 600

– 600

– 500

5.

Rekening courant RHB 31 december = stand depositorekeningen (=1+2+3+4)

21.945

10.750

8.291

8.351

8.377

8.371

8.489

Toelichting kasstroomoverzicht:

De operationele kasstroom in 2019 nagenoeg in balans.

De investeringskasstroom betreft vooral de investeringen in ICT hardware en investeringen in het fysieke depot. De financieringskasstroom betreft de aflossing van de leenfaciliteit welke is aangegaan ten behoeve van de verbouwing van de publieke ruimte, het fysieke depot en investeringen in ICT.

Het verschil in de verwachte Rekening Courant RHB positie begin 2019 ten opzichte van de vastgestelde begroting 2018 wordt met name veroorzaakt door vertraging in de migratie naar nieuwe ICT dienstverleners voor de primaire en secundaire opslag van digitaal archief. Een andere oorzaak is de vertraging in de realisatie van het nieuwe depot op locatie Emmen.

Kapitaaluitgaven:

Tabel 3 Specificatie kapitaaluitgaven agentschap NA 2019

Investeringen gebouw

0

Kantoormeubilair

– 300

Kantoormachines

0

Automatiseringsapparatuur

– 1.080

Depotinrichting

– 3.972

App. conservering & restauratie

– 1.799

Inrichting studiezaal

0

Totaal investeringen

– 7.151

   

Aflossing op leningen

– 600

Totaal financieringskasstroom

– 600

   

Kapitaaluitgaven

– 7.751

Doelmatigheid

Tabel 4 Overzicht doelmatigheidsindicatoren
 

Slotwet 2017

Vastgestelde begroting 2018

2019

2020

2021

2022

2023

Omschrijving Generiek Deel

             
               

Gemiddeld gewogen kostprijs per productgroep:

             

– de (gem) prijs per km fysiek archief (capaciteit)

zie toelichting

zie toelichting

14.460

14.460

14.460

14.460

14.460

– de (gem) prijs per Terabyte digitaal archief (capaciteit)

zie toelichting

zie toelichting

1.290

1.290

1.290

1.290

1.290

Gemiddeld gewogen uurtarief intern personeel:

             

– primaire taken – activiteiten

55,4

51,0

54,5

54,5

54,5

54,5

54,5

Aantal fte:

             

– formatie op lumpsum en projecten

194,83

200–210

200–210

200–210

200–210

200–210

200–210

Saldo baten en lasten:

235.434

0

0

0

0

0

0

Ontwikkeling aantallen bezoekers:

             

– bezoekers

17.482

22.500

20.000

20.000

20.000

20.000

20.000

– onderwijs

12.655

12.500

13.000

13.500

14.000

14.500

15.000

– studiezaal – bezoekers

14.940

12.000

12.000

12.000

12.000

12.000

12.000

– studiezaal – raadplegingen archiefstukken

114.349

100.000

100.000

100.000

100.000

100.000

100.000

– Website Nationaal Archief (x 1.000)

1.351

1.500

1.500

1.500

1.500

1.500

1.500

Cijfer bezoeker tevredenheid:

7,5

7,5

 

7,5

 

7,5

Voldoen aan webrichtlijnen Rijk:

(1-2-3- sterren)

***

***

***

***

***

***

***

Beschikbaarheid – bereikbaarheid organisatie:

             

– fysieke dienstverlening; geopend:

             

– informatiecentrum en studiezaal

di t/m vr

di t/m vr

di t/m vr

di t/m vr

di t/m vr

di t/m vr

di t/m vr

– tentoonstelling

di t/m zo

di t/m zo

di t/m zo

di t/m zo

di t/m zo

di t/m zo

di t/m zo

– ontvangst schoolgroepen

ma

ma t/m vr

ma t/m vr

ma t/m vr

ma t/m vr

ma t/m vr

ma t/m vr

– Digitale dienstverlening eDepot (basisdienstverlening):

             

– helpdesk openingstijden op werkdagen

8:30–17:00

8:30–17:00

8:30–17:00

8:30–17:00

8:30–17:00

8:30–17:00

8:30–17:00

Toelichting:

Geen ingevulde indicatoren voor 2017 en 2018 voor «prijs per km fysiek archief» en «prijs per Terabyte digitaal archief»: de aanbevelingen uit de agentschapsdoorlichting door het Ministerie van Financiën in 2016 hebben geleid tot het besluit om een actueel integraal kostprijsmodel uit te werken. Het kostprijsmodel wat er lag bleek onvoldoende toereikend voor het toerekenen van kosten aan de producten en diensten van het NA. De opzet van het nieuwe kostprijsmodel is in 2017 afgerond en wordt in 2018 verder geïmplementeerd. Met de opzet en implementatie van het integrale kostprijsmodel wordt het mogelijk om per product en dienst de kosten inzichtelijk te maken.

Toelichting doelmatigheidsindicatoren:

De consequenties van de uitbreiding van de depotcapaciteit door de nieuwe opslaglocatie in Emmen (in 2019) zijn niet doorgerekend vanwege het ontbreken van voldoende kerncijfers. In de kostprijs is de berekening aangehouden van het kostprijsmodel voor papieren archieven uit 2018.

Het Nationaal Archief biedt een landelijke infrastructuur aan voor producten en diensten voor digitale archivering aan Regionale Historische Centra (RHC’s), departementen en andere instellingen met een publieke taak. Aan de dienstverlening is een kostprijsmodel verbonden die inzichtelijk maakt tegen welke kosten producten en diensten kunnen worden afgenomen. In tabel benoemde prijs/Tb digitaal archief is gebaseerd op het kostprijsmodel van digitale archieven uit 2018.